- Digitale Buchhaltung
7 clevere Zeitspartipps - so nutzt du lexoffice WIRKLICH effizient
Was viele Selbstständige an Buchhaltung nicht mögen, sind die vielen kleinen Details und die damit verbundenen manuellen Tätigkeiten. Es geht um Belege, ellenlange Belegnummern, Beträge, korrekte Verbuchung und Zuordnungen von Beleg zu Zahlung zu Kunde etc. Da kann der Buchhaltungsflow schon mal ins Stocken geraten, wenn man im Detailsumpf feststeckt.
Denn leider steckt der Fehler manchmal wirklich im Detail. Ein falsches Zahldatum für eine Rechnung, ein Zahlendreher bei der Belegerfassung etc. können schnell mal Auswirkungen auf die Umsatzsteuervoranmeldung oder deine Steuererklärung haben.
Die gute Nachricht: Viele Buchhaltungsprogramme unterstützen dich bei genau diesen manuellen Tätigkeiten und buchhalterischen Details.
In diesem Blogartikel verrate ich dir 7 clevere Zeitspartipps für deine Buchhaltung mit lexoffice. So nutzt du das Programm wirklich effizient.
Denn leider steckt der Fehler manchmal wirklich im Detail. Ein falsches Zahldatum für eine Rechnung, ein Zahlendreher bei der Belegerfassung etc. können schnell mal Auswirkungen auf die Umsatzsteuervoranmeldung oder deine Steuererklärung haben.
Die gute Nachricht: Viele Buchhaltungsprogramme unterstützen dich bei genau diesen manuellen Tätigkeiten und buchhalterischen Details.
In diesem Blogartikel verrate ich dir 7 clevere Zeitspartipps für deine Buchhaltung mit lexoffice. So nutzt du das Programm wirklich effizient.
1. Hinterlege deine Angebotspakete
Du kannst deine Produkte oder Dienstleistungen hinterlegen und diese anschließend mit einem Klick in Angebote oder Rechnungen übernehmen.
Diese Funktion ist für alle Standard-Verkäufe geeignet, für welche du ein festes Angebotspaket geschnürt hast.
Beispielsweise: 1 bestimmtes Stundenpaket als virtuelle Assistenz, Grafik-Vorlagen, Coaching-Paket etc.
So gehst du vor:
Diese Funktion ist für alle Standard-Verkäufe geeignet, für welche du ein festes Angebotspaket geschnürt hast.
Beispielsweise: 1 bestimmtes Stundenpaket als virtuelle Assistenz, Grafik-Vorlagen, Coaching-Paket etc.
So gehst du vor:
- gehe zu den Einstellungen
- wähle Produkt oder Service, je nachdem, ob du ein Produkt verkaufst oder eine Dienstleistung anbietest
- vergib einen Namen
- hinterlege alle Inhalte und Konditionen deines Angebots
- notiere den Preis, Steuersatz und die Einheit
Für Angebote, Lieferscheine, Rechnungen etc. werden dir die hinterlegten Pakete zukünftig zur Auswahl angezeigt und du kannst sie mit einem Mausklick in deinen Beleg übernehmen. Individuelle Änderungen am Beleg sind dennoch möglich, falls du kundenspezifische Informationen aufnehmen möchtest.
2. Nutze die Integrationen zur Zeiterfassung
Für diejenigen, die mittels Stundensatz abrechnen, ist diese lexoffice-Erweiterung sicher interessant.
Du kannst deinen lexoffice-Account mit drei verschiedenen Anbietern für Zeiterfassung verknüpfen. Die erfassten Zeiten werden so mit einem Klick an lexoffice übergeben und du kannst detaillierte Rechnungen erstellen.
a. Clocko:do
b. Timicx
c. TimeTrack für Apple Nutzer
So gehst du vor:
Du kannst deinen lexoffice-Account mit drei verschiedenen Anbietern für Zeiterfassung verknüpfen. Die erfassten Zeiten werden so mit einem Klick an lexoffice übergeben und du kannst detaillierte Rechnungen erstellen.
a. Clocko:do
b. Timicx
c. TimeTrack für Apple Nutzer
So gehst du vor:
- gehe zu den Einstellungen
- wähle Erweiterungen
- wähle deinen Anbieter
- folge den Anweisungen des Anbieters zur Account-Integration
3. Generiere Folgebelege aus einem Beleg
In lexoffice kannst du einen Ursprungsbeleg in weitere Belege zu „überführen“.
Aus einem Angebot erstellst du beispielsweise mit einem Klick eine Auftragsbestätigung, Lieferschein oder direkt die Rechnung. Das spart ungemein Zeit und minimiert die Fehlermöglichkeiten.
So gehst du vor:
Aus einem Angebot erstellst du beispielsweise mit einem Klick eine Auftragsbestätigung, Lieferschein oder direkt die Rechnung. Das spart ungemein Zeit und minimiert die Fehlermöglichkeiten.
So gehst du vor:
- klicke in der Belegübersicht auf das entsprechende Angebot
- klicke auf die drei Punkte in der rechten Belegvorschau
- wähle die Belegoption, welche du generieren möchtest
4. Belegerfassung trainieren
Die Texterkennung erfasst viele Details deines hochgeladenen Belegs automatisch und lexoffice schlägt dir Belegnummer, Datum etc. vor. Du kannst diese Funktion aber auch trainieren, denn für wiederkehrende Belege (monatliche Telefonrechnung, monatliches Software Abo etc.) merkt sich lexoffice die zuvor getätigten Einstellungen und schlägt sie dir bei der nächsten Belegerfassung automatisch vor.
5. Nutze die Markierfunktion bei der Belegerfassung
Sollte die automatische Texterkennung bei der Belegerfassung fehlerhaft sein, kannst du mit der Maus die entsprechende Information im Belegbild markieren. Du erhältst eine Auswahl, in welches Feld diese Information übertragen werden soll. Auf diese Weise sparst du dir das manuelle Eintippen.
So gehst du vor:
So gehst du vor:
- du befindest dich in der Belegerfassung und hast bereits einen Beleg zur Erfassung ausgewählt
- die automatische Texterkennung hat beispielsweise das Belegdatum falsch erkannt
- markiere mit der Maus das Belegdatum im Belegbild und wähle Belegdatum, um das korrekte Datum in die Erfassungsmaske zu übernehmen
6. Bank trainieren
Wenn du dein Bankkonto mit lexoffice verknüpft hast, werden alle Kontotransaktionen in lexoffice eingespielt und müssen dort entweder kategorisiert oder den entsprechenden Belegen zugeordnet werden. Lexoffice bietet dir automatische Zuordnungen an und lernt auch hier dazu. Die Bank kannst du also ebenso trainieren. Für wiederkehrende Buchungen schlägt dir lexoffice beim nächsten Mal die korrekte Zuordnung vor.
So gehst du vor:
Beispiel Ausgleich PayPal-Konto:
Du zahlst vom PayPal-Konto eine Rechnung und PayPal erstellt eine Lastschrift vom betrieblichen Bankkonto auf das PayPal-Konto. Ein Beleg liegt hierzu nicht vor. Du kategorisierst diesen Vorgang als Geldtransit.
So gehst du vor:
So gehst du vor:
Beispiel Ausgleich PayPal-Konto:
Du zahlst vom PayPal-Konto eine Rechnung und PayPal erstellt eine Lastschrift vom betrieblichen Bankkonto auf das PayPal-Konto. Ein Beleg liegt hierzu nicht vor. Du kategorisierst diesen Vorgang als Geldtransit.
So gehst du vor:
- klicke im Bereich Bank auf die entsprechende Überweisung
- wähle Kategorisieren
- wähle Geldtransit
7. Serienrechnungen nutzen
Viele Selbstständige bieten ihren Kund*innen Ratenzahlung an. Die Abwicklung in lexoffice gestaltet sich meist umständlich, wenn mehrere Rechnungen manuell erstellt und die jeweiligen Zahlungen dem Auftrag zugeordnet werden müssen. Oftmals wird die Rechnung dann mit den Teilzahlungen verknüpft und bleibt im System bis zur vollständigen Zahlung teilweise offen stehen.
Die Lösung: Erstelle Serienrechnungen.
So gehst du vor:
Die Lösung: Erstelle Serienrechnungen.
So gehst du vor:
- klicke im Menü Beleg auf Neuer Beleg und wähle Serienrechnung
- erstelle deine Rechnung über die Höhe einer Rate
- konfiguriere die Serienrechnung: Gib ein Datum für die erste und letzte Ausführung an sowie das Abrechnungsintervall
Hey - ich bin Barbara,
Steuerberaterin und Gründerin der TaxLounge. Mein Lebensmittelpunkt und Sitz der TaxLounge ist Düsseldorf und – für viele schlecht nachvollziehbar ;-) – ich liebe die Buchhaltung.
Mit einer Ausbildung zur Steuerfachangestellten hat mein beruflicher Weg zur Steuerberaterin vor 25 Jahren begonnen und seitdem ist Buchhaltung ein großer Teil meines Lebens.
Ich weiß, dass Steuern und Buchhaltung für Selbstständige extrem undurchsichtig sein können aufgrund der vielen Vorgaben. In diesem Blog findest du daher wichtige Tipps, die dir als Selbstständige*r durch den Steuerdschungel helfen.
Buchhaltung und Businessplanung können wichtige Säulen für dein Unternehmenswachstum sein und ich finde, sie dürfen sich trotzdem leicht anfühlen und Spaß machen.
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