GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Diese Grundsätze schreiben vor, nach welchen Regeln deine Buchführung erstellt werden muss. Ebenso enthalten die GoBD auch Richtlinien für die Aufbewahrung von Belegen und Dokumenten.

Die GoBD gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen, für Freiberufler, Gewerbetreibende und Kleinunternehmer. Letztere unterliegen zwar keiner Buchführungspflicht, müssen sich aber dennoch an die Richtlinien der GoBD halten.

Aufbewahrungspflichten sind Teil der GoBD. Aufbewahrungspflichten und -fristen gelten für alle, die zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind. Auch als Freiberufler und Kleinunternehmer mit einer Einnahmenüberschussrechnung bist du hierzu verpflichtet. Du musst deine Belege aufbewahren und dem Finanzamt auf Nachfrage vorlegen.

Ebenso müssen Arbeitgeber im Arbeits- als auch im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht bestimmte Unterlagen und Daten aufbewahren.

Und auch Privatpersonen sind verpflichtet, Unterlagen aufzubewahren: Um Schwarzarbeit zu bekämpfen, hat der Gesetzgeber eine 2-jährige Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen eingeführt. Du bist gesetzlich verpflichtet, Handwerkerrechnungen und Kontoauszüge für Werkleistungen, Wartungs- oder Reparaturarbeiten an einer Immobilie oder einem Grundstück mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

Das Gute: 
Die Handwerkerleistungen können ebenso bei deiner Steuererklärung geltend gemacht werden. Nicht die Kosten für die neue Waschmaschine, aber den Lohnaufwand für den Anschluss der Maschine, wenn du die Rechnung nicht bar bezahlt hast.

Kaufleute und Gewerbetreibende und Freiberufler müssen nachfolgende Unterlagen aufbewahren:

10 Jahre:
Grundlegende Buchführungs- und Abschlussunterlagen: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Einnahmenüberschussrechnungen, Buchungsbelege sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Unterlagen für Zollmeldungen.

6 Jahre:
Buchhaltungsunterlagen: Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe. Dazu gehört also auch wichtige geschäftliche Mail-Kommunikation mit deinen Kunden.

6 Jahre:
Sonstige Unterlagen: z.B. Akkordzettel, Stundenlohnzettel, Betriebsabrechnungsbögen, Kalkulationsunterlagen, Preisauszeichnungen, aber auch Lohnabrechnungsunterlagen, soweit sie nicht bereits Buchungsbelege sind und Kassenstreifen.

Mein Tipp: 
Bewahre deine Unterlagen 10 Jahre auf. So liegst du immer auf der sicheren Seite. Zu Beginn jedes neuen Jahres kannst du die Dokumente eines weiteren Geschäftsjahres entsorgen.

Wurden in 2010 die letzten Aufzeichnungen für das Jahr 2009 getätigt und der Jahresabschluss erstellt, dann kannst du deine Unterlagen aus 2009 ab dem 1.1.2021 vernichten. In diesem Fall beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahrs 2010 und endet mit Ablauf des Kalenderjahrs 2020. Ab dem 1.1.2021 können alle Unterlagen für das Jahr 2009 vernichtet werden.

Achtung: 
Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind. Das bedeutet: nach Ablauf deiner Einspruchsfrist und wenn der Bescheid nicht unter Vorbehalt der Nachprüfung ergangen ist.

Geschäftliche Kommunikation per Mail fällt ebenso unter die Aufbewahrungspflicht. Jeder Geschäftsbetrieb ist dazu verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Denn: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).

Nach den GoBD müssen Belege in der Form archiviert werden, in der sie entstanden oder eingegangen sind. Es ist also nicht ordnungsgemäß, diese Mails auszudrucken und abzuheften.

Die der Aufbewahrungspflicht unterliegenden Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem wird dabei nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen.

Die gute Nachricht: Auch eine elektronische Aufbewahrung ist möglich.

Aber: 
So wie die Buchhaltungsdaten in Papierform sicher aufbewahrt werden müssen, müssen auch elektronische Daten sicher archiviert sein. Sie müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit unverändert und lesbar zur Verfügung stehen. Ist das nicht oder nicht mehr möglich, ist die Buchhaltung nicht oder nicht mehr ordnungsgemäß. Ebenso muss der Eingang deiner elektronischen Belege und deren Archivierung in einer Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen protokolliert werden.

Generell gilt:
Belege sind in der Form aufzubewahren, in der sie entstanden oder eingegangen sind.

Mit einer Verfahrensdokumentation nach GoBD weist du nach, dass du die bestehenden Anforderungen für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllst.

Die Verfahrensdokumentation wird in den GoBD vorgeschrieben. Gewerbetreibende, Freiberufler, Selbstständige, UnternehmerInnen müssen diese also erstellen.

Je nach Unternehmensgröße und je nach Umfang der Prozesse, kann es durchaus auch ohne Verfahrensdokumentation funktionieren. Bei Kleinstunternehmen kommt es von daher auf die Prozesse an. Ist dein Unternehmen in drei Sätzen erklärt und kannst du das dem Finanzbeamten vermitteln? Dann ist eine Verfahrensdokumentation eventuell nicht notwendig. Es ist allerdings wie immer: Es kommt drauf an. Und wenn am Ende wegen einer fehlenden Dokumentation ungeplante Steuern fällig werden, dann wäre das unschön.

Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang deiner Dokumentation geben.

Im Internet findest du hierzu Vorlagen. In jedem Fall sollte sie jedoch enthalten:

• Deine Datensicherung bzw. die Beschreibung, wie du deine Daten sicherst und archivierst.
• Wie du deine Papierbelege elektronisch erfasst.

Nicht nur für die klassischen Papierbelege, sondern auch für elektronische Unterlagen gilt der Grundsatz "keine Buchung ohne Beleg". Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Originalbeleg nachgewiesen werden.

Was also tun, wenn ein Beleg fehlt?

Wenn kein Fremdbeleg vorliegt, dann musst du einen Eigenbeleg erstellen. Dieser Eigenbeleg sollte enthalten:

• Art der Ausgabe: Für was war die Ausgabe?
• Datum: Wann hast du die Ausgabe getätigt?
• Empfänger: Für wen war die Ausgabe?
• Betrag: Welchen Betrag hast du bezahlt?

Mit einem Eigenbeleg sicherst du dir den Betriebsausgabenabzug, allerdings kannst du mit einem Eigenbeleg keine Vorsteuer geltend machen! Somit sollte der fehlende Beleg die Ausnahme sein.