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So wechselst du zur Regelbesteuerung – 7+1 To-dos für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer*in gilt die Umsatzgrenze von 22.000 EUR. Sprengst du diese Grenze im laufenden Jahr, musst du im kommenden Jahr zu Regelbesteuerung wechseln.

Hier ein Beispiel, das macht es deutlicher:

Dein Umsatz 2022 beträgt 23.500 EUR: Dann wechselst du zu Jahresbeginn 2023 in die Regelbesteuerung.

Daher ist es wichtig, deine Umsätze als Kleinunternehmer*in im Blick zu behalten, damit du den Wechsel rechtzeitig vorbereiten kannst, falls du die Umsatzgrenze erreichst.

Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer*innen, welche Umsätze zählen dazu?

In den Umsatz werden alle in Deutschland steuerpflichtigen Umsätze eingerechnet. Also alle Umsätze, die ohne Kleinunternehmerregelung steuerpflichtig wären.

Was zählt nicht dazu?
  • Umsätze für Leistungen an andere Unternehmer*innen im Ausland, also Reverse Charge Umsätze. Für diese Rechnungen entsteht keine deutsche Umsatzsteuer.
  • Bestimmte Umsätze, die steuerfrei sind. (Siehe § 19 (3), Umsatzsteuergesetz)
  • Umsätze für den Verkauf von Anlagevermögen.
Du kannst also mit einem Kunden in Österreich z. B. 67.000 EUR Umsatz im Jahr machen und trotzdem in der Kleinunternehmerregelung bleiben.

Du sprengst die Umsatzgrenze, was musst du tun?

Wenn du die Grenze von 22.000 EUR Umsatz im laufenden überschreitest, dann fängst du am 01.01. des Folgejahres an, deine Rechnungen mit Umsatzsteuer zu stellen, du wechselst in die Regelbesteuerung.

Im aktuellen Jahr machst du weiter wie bisher. Alle Rechnungen, die du im Kleinunternehmerjahr gestellt hast, fallen auch weiter unter die Kleinunternehmerregelung, auch wenn du dann schon in 2023 die Regelbesteuerung gewechselt hast und die Kunden die Rechnungen erst in 2023 bezahlen.

Aber was genau musst du für den Wechsel tun?


1. Beantrage eine Umsatzsteuer-ID, falls du noch keine hast.

Diese kannst du unkompliziert beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Das geht einfach online unter dieser Adresse:https://www.bzst.de/


2. Teile dem Finanzamt deinen Wechsel schriftlich mit

Das Finanzamt kennt deinen diesjährigen Umsatz noch nicht, da du noch keine Steuererklärung eingereicht hast. Es ist also unbedingt nötig, das Finanzamt über den bevorstehenden Wechsel zu informieren.


3. Beantrage die Ist-Versteuerung für die Umsatzsteuer

Diese Wahl hat Auswirkung auf den Zeitpunkt, zu welchem deine Umsatzsteuer fällig wird.

Ist-Versteuerung:
Die Steuer wird erst fällig, wenn du Geld vom Kunden erhältst, also der Umsatz tatsächlich auf deinem Konto ist.

Soll-Versteuerung:
Die Steuer wird bereits mit Rechnungsstellung fällig. Dies kann ggf. zu Liquiditätsengpässen führen, falls Zahlungseingänge von Kunden sich verspäten und du trotzdem schon Zahlungen ans Finanzamt leisten musst.
Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Beantragung der Ist-Versteuerung möglich. Teile dem Finanzamt daher deinen Wunsch vorab mit.


4. Teile dem Finanzamt deine zu erwartende Zahllast mit

Als Selbstständige in der Regelbesteuerung berechnest du deinen Kunden Umsatzsteuer. Diese darfst du jedoch nicht behalten, sondern musst die Summe an das Finanzamt überweisen. Im Gegenzug darfst du die Vorsteuer – die Umsatzsteuer deiner Eingangsrechnungen – zurückfordern.

Diese Differenz, Umsatzsteuer minus Vorsteuer, wird Umsatzsteuerzahllast genannt.

Diese Summe schuldest du dem Finanzamt. Teile dem Finanzamt die Höhe deiner zu erwartenden Zahllast mit.


5. Teile deinem Finanzamt den Meldezeitraum der Umsatzsteuervoranmeldung mit

Statt die Zahllast am Ende des Jahres in einem Gesamtbetrag an das Finanzamt zu übermitteln, musst du mehrmals im Jahr eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und eine Umsatzsteuervorauszahlung an das Finanzamt übermitteln.

Der Hintergrund ist einfach: Statt am Ende des Jahres eine große Summe begleichen zu müssen, wird der Betrag in mehrere Teilzahlungen aufgeteilt. Das ermöglicht Selbstständigen mehr Planungssicherheit und das Finanzamt schützt sich vor Zahlungsausfällen.

Am Ende des Jahres wird eine Umsatzsteuererklärung erstellt und die korrekten Beträge für das vergangene Jahr ermittelt. Die Umsatzsteuervorauszahlungen werden in der Umsatzsteuererklärung angerechnet.

Umsatzsteuervoranmeldungen müssen entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich eingereicht werden.

Der Zeitraum der Abgabe ist abhängig von der Höhe deiner Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres:
  • Zahllast des Vorjahres > 7.500 EUR: Monatliche Abgabe
  • Zahllast des Vorjahres 1.000 EUR bis 7.500 EUR: quartalsweise Abgabe
  • Zahllast des Vorjahres < 1.000 EUR: Keine Verpflichtung zur Umsatzsteuervoranmeldung, du erstellst lediglich die Umsatzsteuerjahreserklärung nach Jahresende.

6. Hinterlege im Buchführungsprogramm die Regelbesteuerung und den Meldezeitraum für die Umsatzsteuer.

Diese Informationen sind notwendig, damit das Buchführungsprogramm im Hintergrund die korrekten Buchungen und die richtigen Zuordnungen für die Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen kann.


7. Ändere deine Rechnungseinstellungen

Füge den Steuersatz und Umsatzsteuer ins Rechnungslayout deiner Rechnung ein. Lösche den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung und hinterlege deine Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung, falls noch nicht geschehen.
Versende ab dem 01.01. des neuen Jahres Rechnungen inklusive Umsatzsteuer.


7+1 Reiche deine Umsatzsteuervoranmeldung innerhalb der vorgeschriebenen Frist ein.

Ob nun monatlich oder vierteljährlich gemeldet wird, die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung liegt immer am 10. des Folgemonats des Meldezeitraums.
  • Die Zahllast für Januar wird bei monatlicher Meldung bis zum 10. Februar gemeldet, die Zahllast von Januar bis März bei vierteljährlicher Meldung bis zum 10. April.
  • Liegt der 10. auf einem Feiertag oder auf einem Wochenende, verschiebt sich die Frist auf den darauffolgenden Werktag.
Stelle sicher, dass du die Umsatzsteuervoranmeldung und die zughörige Zahlung innerhalb der vorgeschriebenen Frist versendest.

Mein Tipp:
Erteile dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung, damit du mit Zahlungen nicht in Verzug gerätst.


Dauerfristverlängerung

Du kannst außerdem eine Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuervoranmeldungen beantragen. Mit Dauerfristverlängerung erhältst du für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung jeweils einen Monat mehr Zeit.

Beispiel:
  • Die Zahllast für Januar wird bei monatlicher Meldung regulär bis zum 10. Februar gemeldet. Mit Dauerfristverlängerung bis zum 10. März.
  • Die Zahllast von Januar bis März wird bei vierteljährlicher Meldung regulär bis zum 10. April gemeldet. Mit Dauerfristverlängerung bis zum 10. Mai.
Die Beantragung der Dauerfristverlängerung wird elektronisch vorgenommen. Hierzu reichst du bis zum 10. Februar einen elektronischen Antrag per Elster ein.

In dieser Dauerfristverlängerung meldest du eine Sondervorauszahlung an, die du als „Kaution“ an das Finanzamt zahlst und welche zum Jahresende in der letzten Voranmeldung verrechnet wird. Die Sondervorauszahlung beträgt ein Elftel der Zahllast des Vorjahres. Wenn du kein Vorjahr hast, dann ist es 1/11 der voraussichtlichen Zahllast.

Hintergrund dieser Sondervorauszahlung ist wiederum eine Absicherung des Finanzamts vor Zahlungsausfällen. Dies gilt für alle, die monatlich melden müssen. Für die Quartalsmeldungen gibst du diese Meldung mit EUR 0,00 ab.

Ausführlich kannst du dich zur Umsatzsteuervoranmeldung in diesem Blogartikel informieren: How to Umsatzsteuervoranmeldung
***

Mit diesen Schritten bist du gut für den Wechsel zur Regelbesteuerung gerüstet.

Du wünschst dir Unterstützung für deinen Wechsel in die Regelbesteuerung, möchtest eine Vorlage für die Kommunikation mit dem Finanzamt und die ein oder andere Frage zum Wechsel loswerden? Du möchtest wissen, welche Pflichten dich in der Regelbesteuerung erwarten? Dann ist mein Workshop zum Wechsel in die Regelbesteuerung etwas für dich. Trag dich gern in den Newsletter ein und ich informiere dich, sobald der Termin des Workshops feststeht.

Du möchtest gut informiert sein und dir nötiges Hintergrundwissen für deine Steuern und Buchhaltung aneignen? Dann lade dir gerne den Steuerleitfaden runter.
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Hey - ich bin Barbara,

Steuerberaterin und Gründerin der TaxLounge. Mein Lebensmittelpunkt und Sitz der TaxLounge ist Düsseldorf und – für viele schlecht nachvollziehbar ;-) – ich liebe die Buchhaltung.

Mit einer Ausbildung zur Steuerfachangestellten hat mein beruflicher Weg zur Steuerberaterin vor 25 Jahren begonnen und seitdem ist Buchhaltung ein großer Teil meines Lebens.

Ich weiß, dass Steuern und Buchhaltung für Selbstständige extrem undurchsichtig sein können aufgrund der vielen Vorgaben. In diesem Blog findest du daher wichtige Tipps, die dir als Selbstständige*r durch den Steuerdschungel helfen.

Buchhaltung und Businessplanung können wichtige Säulen für dein Unternehmenswachstum sein und ich finde, sie dürfen sich trotzdem leicht anfühlen und Spaß machen.

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