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Deine steuerlichen To-dos als Unternehmer*in zu Ende Juni

Ende Juni, die ersten beiden Quartale des Jahres sind bereits verstrichen. Als umsichtige Unternehmer*in solltest du jetzt deine Zahlen prüfen. Läuft alles nach Plan? Stimmt dein tatsächlicher Gewinn mit dem des letzten Jahres überein und welche Anpassungen musst du vornehmen? Welche steuerlichen Konsequenzen hat es, wenn dein Gewinn niedriger oder höher ausfällt? In diesem Blogartikel erfährst du, was du in diesem Fall tun solltest. Prüfe deinen Gewinn des ersten Halbjahres Verschaffe dir einen Überblick über deinen bisherigen Gewinn im aktuellen Jahr. Wenn du ein Buchhaltungsprogramm nutzt, stehen dir verschiedene Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Sieh dir die Höhe deines Gewinns an und ebenso deine bisherigen Einnahmen und Ausgaben. Hattest du im ersten Halbjahr eine hohe Ausgabe für dein Coaching, welche deinen Gewinn verringert und das Bild eventuell verzerrt? Basierend auf den Zahlen des ersten Halbjahres kannst du deinen Jahresgewinn für das Jahr gut einschätzen. Triff also eine realistische Einschätzung deines zu erwartenden Gewinns des aktuellen Jahres. Vergleiche deine Einschätzung mit dem Gewinn des letzten Jahres Für das vergangene Jahr hast du einen Steuerbescheid vom Finanzamt erhalten. Basierend auf dem Gewinn des letzten Jahres hat das Finanzamt Vorauszahlungen zur Einkommensteuer festgesetzt. Ebenso wurde von der Gemeinde die Vorauszahlung der Gewerbesteuer festgelegt. Beides basiert auf dem Gewinn des letzten Jahres, da das Finanzamt davon ausgeht, dass mit demselben Gewinn im Folgejahr zu rechnen ist. Vergleiche daher deine Einschätzung anhand der Zahlen des ersten Halbjahres mit dem Gewinn deines letzten Einkommensteuerbescheides. Achtung Steuerfalle! Reiche deine Steuererklärung immer zeitnah ein, auch wenn die Frist zur Abgabe noch nicht verstrichen ist. Wenn dir noch kein Steuerbescheid des letzten Jahres (2021) vorliegt, hast du keine handfesten Zahlen und deine Vorauszahlungen für die Gewerbesteuer und Einkommensteuer sind möglicherweise alles andere als realistisch. Ohne Steuerbescheid kannst du nicht prüfen und gegebenenfalls wirst du für zwei Jahre mit heftigen Nachzahlungen konfrontiert sein! Dein Gewinn wird höher als im Vorjahr – was kannst du tun? Dein Unternehmen ist gewachsen, du rechnest im aktuellen Jahr mit deutlich mehr Gewinn als im Vorjahr. Das bedeutet, die aktuellen Vorauszahlungen sind zu niedrig und du wirst mit einer Nachzahlung rechnen müssen. Folgendes kannst du tun: 1. Nimm dir eine Auszeit Nimm dir frei, sobald dein Gewinn die Höhe des Vorjahres erreicht hat. Damit bleibst du auf der Höhe des Gewinns des letzten Jahres und alles ist fein. ? Du möchtest keine Auszeit nehmen? ? Dann … Bilde weitere Steuerrücklagen Du weißt, dass deine an das Finanzamt geleisteten Vorauszahlungen zu niedrig sind. Bilde daher weitere Steuerrücklagen, um die zu erwartende Nachzahlung leisten zu können. Sieh dir hierfür deinen persönlichen Steuersatz des letzten Jahres an und lege diesen Prozentsatz von dem Gewinn zurück, der den des Vorjahres übersteigt. Beispiel: Gewinn letztes Jahr: 60k EURGewinn erstes Halbjahr dieses Jahr: 45k EURGeschätzter Gewinn für dieses Jahr: 90k EUR, also 30k EUR mehr als letztes Jahr Steuersatz: 42 % Lege 42% von 30k EUR zurück: 12.600 EUR Stelle einen Antrag auf Erhöhung der Vorauszahlungen Du möchtest lieber höhere Vorauszahlungen leisten als selbst Geld zurückzulegen, dann besteht die Möglichkeit, deine Vorauszahlungen erhöhen zu lassen. Kontaktiere hierzu das Finanzamt für die Einkommensteuervorauszahlung und deine Gemeinde für die Gewerbesteuer und teile ihnen den zu erwartenden Gewinn des aktuellen Jahres mit. Deine Vorauszahlungen werden daraufhin ggf. angepasst. Für 500 EUR werden sicher keine Anpassungen vorgenommen werden. Liegt der zu erwartende Gewinn jedoch deutlich höher, dann nimmt das Finanzamt in der Regel Anpassungen vor. Dein Gewinn fällt niedriger aus als im Vorjahr – was kannst du tun? Aus den unterschiedlichsten Gründen kann es passieren, dass du im aktuellen Jahr weniger Gewinn machst als im Vorjahr. Dementsprechend sind deine Vorauszahlungen zu hoch. Das kannst du tun: Nimm keine Änderungen vor Du weißt, dass deine geleisteten Vorauszahlungen zu hoch sind und freust dich auf eine Rückerstattung zum Jahresende. Die Vorauszahlungen tätigst du weiterhin. In der Steuererklärung werden die aktuellen Werte herangezogen und zu viel geleistete Zahlungen zurückerstattet. Für das nächste Jahr werden die Vorauszahlungen dann angepasst. Stelle einen Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen Du möchtest keine zu hohen Vorauszahlungen leisten und eine finanzielle Entlastung? Dann hast du die Möglichkeit, das Finanzamt und die Gemeinde zu kontaktieren und einen Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen zu stellen. Finanzamt und Gemeinde korrigieren daraufhin ggf. die Vorauszahlung. Zum Jahresende mit der Steuererklärung erfolgt dann die tatsächliche Verrechnung. Wie du am Beispiel oben siehst, kann es sich schnell um hohe Summen handeln. Viele Selbstständige und Unternehmer*innen unterschätzen das und müssen dann ggf. hohe Nachzahlungen leisten, auf die sie nicht vorbereitet sind! Prüfe also regelmäßig deine Zahlen und nimm ggf. Anpassungen vor. Ende Juni / Anfang Juli ist hierfür ein geeigneter Zeitpunkt, an dem jede*r Unternehmer*in sich mit seinen Zahlen des ersten Halbjahres beschäftigen sollte.

How to Umsatzsteuervoranmeldung – Tipps und Tricks

Selbstständige müssen eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermitteln. Sind alle Selbstständige dazu verpflichtet? Wie oft muss die Voranmeldung erstellt werden – wie wird sie erstellt und welche Konsequenzen hat es, wenn du zu spät dran bist? In diesem Blogartikel findest du Antworten auf diese Fragen sowie auf viele weitere rund um das Thema Umsatzsteuervoranmeldung sowie Dauerfristverlängerung. Umsatzsteuervoranmeldung – was ist das? Warum besteht die Verpflichtung zur Umsatzsteuervoranmeldung? Als Selbstständige in der Regelbesteuerung berechnest du deinen Kunden Umsatzsteuer. Diese darfst du jedoch nicht behalten, sondern musst die Summe an das Finanzamt überweisen. Im Gegenzug darfst du die Vorsteuer – die Umsatzsteuer deiner Eingangsrechnungen – zurückfordern. Diese Differenz: Umsatzsteuer minus Vorsteuer wird Umsatzsteuerzahllast genannt. Diese Summe schuldest du dem Finanzamt. Statt die Zahllast am Ende des Jahres in einem Gesamtbetrag an das Finanzamt zu übermitteln, musst du als Selbstständige mehrmals im Jahr eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und eine Umsatzsteuervorauszahlung an das Finanzamt übermitteln. Der Hintergrund ist einfach: Statt am Ende des Jahres eine große Summe begleichen zu müssen, wird der Betrag in mehrere Teilzahlungen aufgeteilt. Das ermöglicht Selbstständigen mehr Planungssicherheit und das Finanzamt schützt sich vor Zahlungsausfällen. Am Ende des Jahres wird eine Umsatzsteuererklärung erstellt und die korrekten Beträge für das vergangene Jahr ermittelt. Die Umsatzsteuervorauszahlungen werden in der Umsatzsteuererklärung angerechnet. Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen? Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur Umsatzsteuervoranmeldung für alle Selbstständigen mit einer Zahllast von mehr als 1.000 EUR. Müssen auch Kleinunternehmer eine Voranmeldung abgeben? Ja, auch als Kleinunternehmer*in musst du in bestimmten Fällen eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben (du hast absolut richtig gelesen.) Nämlich immer dann, wenn du Leistungen aus dem Ausland beziehst. Im Auslandsgeschäft gelten Kleinunternehmer*innen wie reguläre Unternehmer*innen. Eine Leistung aus dem Ausland muss nicht der Designer aus Indonesien sein, sondern du beziehst bereits eine Leistung aus dem Ausland, wenn du z.B. Microsoft Office oder Canva Pro nutzt. Denn der Unternehmenssitz von Microsoft und Canva befindet sich im Ausland. In diesem Fall erhältst du auch als Kleinunternehmer*in eine Netto-Rechnung dieser Dienstleister und schuldest aufgrund des Reverse-Charge-Verfahrens für diese Rechnungen die Umsatzsteuer in Deutschland. Für diese Beträge musst du daher auch als Kleinunternehmer*in eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen, sofern die Beträge eine gewisse Summe überschreiten. Mehr dazu findest du in den folgenden Abschnitten. Umsatzsteuervoranmeldung nach Neugründung? Ja, auch wenn du gerade erst gegründet hast, bist du zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Wann und wie oft muss die Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht werden? Umsatzsteuervoranmeldungen müssen entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich eingereicht werden. Der Zeitraum der Abgabe ist abhängig von der Höhe deiner Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres: Zahllast des Vorjahres > 7.500 EUR: Monatliche Abgabe Zahllast des Vorjahres 1.000 EUR bis 7.500 EUR: quartalsweise Abgabe Zahllast des Vorjahres < 1.000 EUR: Keine Verpflichtung zur Umsatzsteuervoranmeldung, du erstellst lediglich die Umsatzsteuerjahreserklärung nach Jahresende. Neugründer*innen waren bisher im Jahr der Gründung und im Folgejahr dazu verpflichtet, monatlich zu melden. Diese Regelung wird nun bis 2026 ausgesetzt und auch Neugründer*innen dürfen vierteljährlich melden, sofern die jährliche Zahllast 7.500 EUR nicht übersteigt. Abgabefrist – an welchem Termin muss die Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht werden? Ob nun monatlich oder vierteljährlich gemeldet wird, die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung liegt immer am 10. des Folgemonats des Meldezeitraums. Die Zahllast für Januar wird bei monatlicher Meldung bis zum 10. Februar gemeldet, die Zahllast von Januar bis März bei vierteljährlicher Meldung bis zum 10. April. Liegt der 10. auf einem Feiertag oder auf einem Wochenende verschiebt sich die Frist auf den darauffolgenden Werktag. Welche Konsequenzen hat es, wenn die Umsatzsteuervoranmeldung zu spät eingereicht wird? Du hattest viel zu tun und hast die Abgabefrist zur Umsatzsteuervoranmeldung verpasst? Dann musst du mit einem Verspätungszuschlag von bis zu 10% der Umsatzsteuerzahllast rechnen. Wenn außerdem die Zahlung zu spät beim Finanzamt eintrifft, können dir für jeden angefangenen Monat jeweils weitere 1% der Zahllast zusätzlich in Rechnung gestellt werden. Mein Tipp: Erteile dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung, um eine fristgerechte Zahlung sicherzustellen.Übrigens: Auch wenn dein Unternehmen im betroffenen Meldezeitraum einmal keine Umsätze generiert, muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden, wenn du generell dazu verpflichtet bist!! Dauerfristverlängerung für Umsatzsteuervoranmeldungen Es ist möglich, eine generelle Dauerfristverlängerung für Umsatzsteuervoranmeldungen zu beantragen. Mit Dauerfristverlängerung erhalten Selbstständige für die Abgabefrist zur Umsatzsteuervoranmeldung jeweils einen Monat mehr Zeit. Die Zahllast für Januar wird bei monatlicher Meldung regulär bis zum 10. Februar gemeldet. Mit Dauerfristverlängerung bis zum 10. März. Die Zahllast von Januar bis März wird bei vierteljährlicher Meldung regulär bis zum 10. April gemeldet. Mit Dauerfristverlängerung bis zum 10. Mai. Die Beantragung zur Dauerfristverlängerung ist ohne Begründung beim Finanzamt möglich und wird in der Regel auch bewilligt. Hierzu reichst du bis zum 10. Februar bei monatlicher Meldung und bis zum 10. April bei vierteljährlicher Meldung einen elektronischen Antrag per Elster ein. Zusätzlich müssen Selbstständige für eine Dauerfristverlängerung eine Sondervorauszahlung leisten, welche zum Jahresende verrechnet wird. Die Sondervorauszahlung wird mit der Beantragung übermittelt und beträgt ein Elftel der Zahllast des Vorjahres. Hintergrund dieser Sondervorauszahlung ist wiederum eine Absicherung des Finanzamts vor Zahlungsausfällen. Bei Änderungen deines Tätigkeitsfeldes, Umzug, Namensänderung wegen Hochzeit, Änderung der Rechtsform immer auch daran denken, das Gewerbe umzumelden, denn als UnternehmerIn hast du dafür Sorge zu tragen, dass deine Informationen aktuell sind. Wie wird die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben? Die Umsatzsteuervoranmeldung reichst du elektronisch per Elster ein. Vom Finanzamt wird hierfür ein Formular zur Verfügung gestellt, welches digital ausgefüllt und dann per Elster übermittelt wird. Buchführungsprogramme können Umsatzsteuervoranmeldungen in der Regel mit einem Klick erstellen und direkt an das Finanzamt übermitteln. Ggf. muss hierfür ein Upgrade erworben oder ein höherwertiges Abo-Modell gewählt werden. Was wird in der Umsatzsteuervoranmeldung angegeben? Auf alle Felder des Formulars im Detail einzugehen würde zu weit führen, daher konzentrieren wir uns auf die Bereiche, die für die meisten Selbstständigen relevant sind. Im Formular sind im ersten Schritt allgemeine Informationen zum Unternehmen anzugeben sowie zum zuständigen Finanzamt. Weiterhin wird der genaue Meldezeitraum angegeben. Im Bereich „Steuerpflichtige Umsätze“ werden alle steuerpflichtigen Netto-Umsätze des Meldezeitraums eingetragen. Unter „abziehbare Vorsteuer“ (Seite 2) wird die Vorsteuer eingetragen, welche du selbst an Dienstleister oder Lieferanten bezahlt hast. Im Abschnitt „Leistungsempfänger als Steuerschuldner“ werden Umsätze von ausländischen Dienstleistern eingetragen, für welche innerhalb Deutschlands die Steuer geschuldet wird. Kann eine fehlerhafte Voranmeldung berichtigt werden? Es kann vorkommen, dass Umsätze vergessen werden, weil ein Beleg erst später auftaucht oder einfach ein Fehler gemacht wurde. In diesem Fall ist es möglich, die Umsatzsteuervoranmeldung zu korrigieren und die korrekten Umsätze für den Meldezeitraum zu übermitteln. Im Formular gibt es hierfür die Möglichkeit, „Berichtigte Anmeldung“ anzukreuzen. Eine Berichtigung sollte natürlich die Ausnahme bleiben und nicht regelmäßig vorkommen. Umsatzsteuervoranmeldung vs. Umsatzsteuererklärung Worin besteht der Unterschied zwischen Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung? Die Umsatzsteuererklärung wird am Jahresende für das komplette Jahr erstellt und gemeinsam mit der Einkommensteuererklärung an das Finanzamt übermittelt. In der Umsatzsteuererklärung werden alle Vorauszahlungen der Umsatzsteuervoranmeldung angerechnet und die abschließende Zahllast des Kalenderjahres bestimmt. Zur Umsatzsteuererklärung sind alle Selbstständigen/Unternehmer*innen verpflichtet, auch wenn nur steuerfreie Umsätze erwirtschaftet werden. Auch Kleinunternehmer*innen sind zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Mittels dieser Erklärung prüft das Finanzamt, ob die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung weiterhin gegeben sind. Die Abgabefrist der Umsatzsteuererklärung deckt sich mit jener für die Einkommensteuererklärung: Ohne Steuerberater*in: Ende Juli Mit Steuerberater*in: Ende Februar des darauffolgenden Jahres Für das Steuerjahr 2020 gab es eine dreimonatige Verlängerung dieser Frist. Für dieses Jahr gilt: Ohne Steuerberater*in: Ende Oktober Mit Steuerberater*in: Ende Mai des darauffolgenden Jahres Fazit Eine Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen ist gar nicht so kompliziert, wenn du dich einmal damit befasst hast. Ich lege dir ein Buchführungsprogramm für die Erstellung ans Herz. Denn auf diese Weise kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung mit wenigen Klicks generieren, direkt übermitteln und manuelle Fehler vermeiden. Ebenso lege ich dir ans Herz, dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung zu erteilen, um deine fristgerechte Zahlung sicherzustellen und ggf. Säumniszuschläge (für verspätete Zahlung) zu vermeiden. Selbstständige müssen eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermitteln. Sind alle Selbstständige dazu verpflichtet? Wie oft muss die Voranmeldung erstellt werden – wie wird sie erstellt und welche Konsequenzen hat es, wenn du zu spät dran bist? In diesem Blogartikel findest du Antworten auf diese Fragen sowie auf viele weitere rund um das Thema Umsatzsteuervoranmeldung sowie Dauerfristverlängerung. Umsatzsteuervoranmeldung – was ist das? Warum besteht die Verpflichtung zur Umsatzsteuervoranmeldung? Als Selbstständige in der Regelbesteuerung berechnest du deinen Kunden Umsatzsteuer. Diese darfst du jedoch nicht behalten, sondern musst die Summe an das Finanzamt überweisen. Im Gegenzug darfst du die Vorsteuer – die Umsatzsteuer deiner Eingangsrechnungen – zurückfordern. Diese Differenz: Umsatzsteuer minus Vorsteuer wird Umsatzsteuerzahllast genannt. Diese Summe schuldest du dem Finanzamt. Statt die Zahllast am Ende des Jahres in einem Gesamtbetrag an das Finanzamt zu übermitteln, musst du als Selbstständige mehrmals im Jahr eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und eine Umsatzsteuervorauszahlung an das Finanzamt übermitteln. Der Hintergrund ist einfach: Statt am Ende des Jahres eine große Summe begleichen zu müssen, wird der Betrag in mehrere Teilzahlungen aufgeteilt. Das ermöglicht Selbstständigen mehr Planungssicherheit und das Finanzamt schützt sich vor Zahlungsausfällen. Am Ende des Jahres wird eine Umsatzsteuererklärung erstellt und die korrekten Beträge für das vergangene Jahr ermittelt. Die Umsatzsteuervorauszahlungen werden in der Umsatzsteuererklärung angerechnet. Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen? Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur Umsatzsteuervoranmeldung für alle Selbstständigen mit einer Zahllast von mehr als 1.000 EUR. Müssen auch Kleinunternehmer eine Voranmeldung abgeben? Ja, auch als Kleinunternehmer*in musst du in bestimmten Fällen eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben (du hast absolut richtig gelesen.) Nämlich immer dann, wenn du Leistungen aus dem Ausland beziehst. Im Auslandsgeschäft gelten Kleinunternehmer*innen wie reguläre Unternehmer*innen. Eine Leistung aus dem Ausland muss nicht der Designer aus Indonesien sein, sondern du beziehst bereits eine Leistung aus dem Ausland, wenn du z.B. Microsoft Office oder Canva Pro nutzt. Denn der Unternehmenssitz von Microsoft und Canva befindet sich im Ausland. In diesem Fall erhältst du auch als Kleinunternehmer*in eine Netto-Rechnung dieser Dienstleister und schuldest aufgrund des Reverse-Charge-Verfahrens für diese Rechnungen die Umsatzsteuer in Deutschland. Für diese Beträge musst du daher auch als Kleinunternehmer*in eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen, sofern die Beträge eine gewisse Summe überschreiten. Mehr dazu findest du in den folgenden Abschnitten. Umsatzsteuervoranmeldung nach Neugründung? Ja, auch wenn du gerade erst gegründet hast, bist du zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Wann und wie oft muss die Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht werden? Umsatzsteuervoranmeldungen müssen entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich eingereicht werden.Der Zeitraum der Abgabe ist abhängig von der Höhe deiner Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres: Zahllast des Vorjahres > 7.500 EUR: Monatliche Abgabe Zahllast des Vorjahres 1.000 EUR bis 7.500 EUR: quartalsweise Abgabe Zahllast des Vorjahres < 1.000 EUR: Keine Verpflichtung zur Umsatzsteuervoranmeldung, du erstellst lediglich die Umsatzsteuerjahreserklärung nach Jahresende. Neugründer*innen waren bisher im Jahr der Gründung und im Folgejahr dazu verpflichtet, monatlich zu melden. Diese Regelung wird nun bis 2026 ausgesetzt und auch Neugründer*innen dürfen vierteljährlich melden, sofern die jährliche Zahllast 7.500 EUR nicht übersteigt. Abgabefrist – an welchem Termin muss die Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht werden? Ob nun monatlich oder vierteljährlich gemeldet wird, die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung liegt immer am 10. des Folgemonats des Meldezeitraums. Die Zahllast für Januar wird bei monatlicher Meldung bis zum 10. Februar gemeldet, die Zahllast von Januar bis März bei vierteljährlicher Meldung bis zum 10. April. Liegt der 10. auf einem Feiertag oder auf einem Wochenende verschiebt sich die Frist auf den darauffolgenden Werktag. Welche Konsequenzen hat es, wenn die Umsatzsteuervoranmeldung zu spät eingereicht wird? Du hattest viel zu tun und hast die Abgabefrist zur Umsatzsteuervoranmeldung verpasst? Dann musst du mit einem Verspätungszuschlag von bis zu 10% der Umsatzsteuerzahllast rechnen. Wenn außerdem die Zahlung zu spät beim Finanzamt eintrifft, können dir für jeden angefangenen Monat jeweils weitere 1% der Zahllast zusätzlich in Rechnung gestellt werden. Mein Tipp: Erteile dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung, um eine fristgerechte Zahlung sicherzustellen.Übrigens: Auch wenn dein Unternehmen im betroffenen Meldezeitraum einmal keine Umsätze generiert, muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden, wenn du generell dazu verpflichtet bist!! Dauerfristverlängerung für Umsatzsteuervoranmeldungen Es ist möglich, eine generelle Dauerfristverlängerung für Umsatzsteuervoranmeldungen zu beantragen. Mit Dauerfristverlängerung erhalten Selbstständige für die Abgabefrist zur Umsatzsteuervoranmeldung jeweils einen Monat mehr Zeit. Die Zahllast für Januar wird bei monatlicher Meldung regulär bis zum 10. Februar gemeldet. Mit Dauerfristverlängerung bis zum 10. März. Die Zahllast von Januar bis März wird bei vierteljährlicher Meldung regulär bis zum 10. April gemeldet. Mit Dauerfristverlängerung bis zum 10. Mai. Die Beantragung zur Dauerfristverlängerung ist ohne Begründung beim Finanzamt möglich und wird in der Regel auch bewilligt. Hierzu reichst du bis zum 10. Februar bei monatlicher Meldung und bis zum 10. April bei vierteljährlicher Meldung einen elektronischen Antrag per Elster ein. Zusätzlich müssen Selbstständige für eine Dauerfristverlängerung eine Sondervorauszahlung leisten, welche zum Jahresende verrechnet wird. Die Sondervorauszahlung wird mit der Beantragung übermittelt und beträgt ein Elftel der Zahllast des Vorjahres. Hintergrund dieser Sondervorauszahlung ist wiederum eine Absicherung des Finanzamts vor Zahlungsausfällen. Bei Änderungen deines Tätigkeitsfeldes, Umzug, Namensänderung wegen Hochzeit, Änderung der Rechtsform immer auch daran denken, das Gewerbe umzumelden, denn als UnternehmerIn hast du dafür Sorge zu tragen, dass deine Informationen aktuell sind. Wie wird die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben? Die Umsatzsteuervoranmeldung reichst du elektronisch per Elster ein. Vom Finanzamt wird hierfür ein Formular zur Verfügung gestellt, welches digital ausgefüllt und dann per Elster übermittelt wird. Buchführungsprogramme können Umsatzsteuervoranmeldungen in der Regel mit einem Klick erstellen und direkt an das Finanzamt übermitteln. Ggf. muss hierfür ein Upgrade erworben oder ein höherwertiges Abo-Modell gewählt werden. Was wird in der Umsatzsteuervoranmeldung angegeben? Auf alle Felder des Formulars im Detail einzugehen würde zu weit führen, daher konzentrieren wir uns auf die Bereiche, die für die meisten Selbstständigen relevant sind. Im Formular sind im ersten Schritt allgemeine Informationen zum Unternehmen anzugeben sowie zum zuständigen Finanzamt. Weiterhin wird der genaue Meldezeitraum angegeben. Im Bereich „Steuerpflichtige Umsätze“ werden alle steuerpflichtigen Netto-Umsätze des Meldezeitraums eingetragen. Unter „abziehbare Vorsteuer“ (Seite 2) wird die Vorsteuer eingetragen, welche du selbst an Dienstleister oder Lieferanten bezahlt hast. Im Abschnitt „Leistungsempfänger als Steuerschuldner“ werden Umsätze von ausländischen Dienstleistern eingetragen, für welche innerhalb Deutschlands die Steuer geschuldet wird. Kann eine fehlerhafte Voranmeldung berichtigt werden? Es kann vorkommen, dass Umsätze vergessen werden, weil ein Beleg erst später auftaucht oder einfach ein Fehler gemacht wurde. In diesem Fall ist es möglich, die Umsatzsteuervoranmeldung zu korrigieren und die korrekten Umsätze für den Meldezeitraum zu übermitteln. Im Formular gibt es hierfür die Möglichkeit, „Berichtigte Anmeldung“ anzukreuzen. Eine Berichtigung sollte natürlich die Ausnahme bleiben und nicht regelmäßig vorkommen. Umsatzsteuervoranmeldung vs. Umsatzsteuererklärung Worin besteht der Unterschied zwischen Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung? Die Umsatzsteuererklärung wird am Jahresende für das komplette Jahr erstellt und gemeinsam mit der Einkommensteuererklärung an das Finanzamt übermittelt. In der Umsatzsteuererklärung werden alle Vorauszahlungen der Umsatzsteuervoranmeldung angerechnet und die abschließende Zahllast des Kalenderjahres bestimmt. Zur Umsatzsteuererklärung sind alle Selbstständigen/Unternehmer*innen verpflichtet, auch wenn nur steuerfreie Umsätze erwirtschaftet werden. Auch Kleinunternehmer*innen sind zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Mittels dieser Erklärung prüft das Finanzamt, ob die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung weiterhin gegeben sind. Die Abgabefrist der Umsatzsteuererklärung deckt sich mit jener für die Einkommensteuererklärung: Ohne Steuerberater*in: Ende Juli Mit Steuerberater*in: Ende Februar des darauffolgenden Jahres Für das Steuerjahr 2020 gab es eine dreimonatige Verlängerung dieser Frist. Für dieses Jahr gilt: Ohne Steuerberater*in: Ende Oktober Mit Steuerberater*in: Ende Mai des darauffolgenden Jahres Fazit Eine Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen ist gar nicht so kompliziert, wenn du dich einmal damit befasst hast. Ich lege dir ein Buchführungsprogramm für die Erstellung ans Herz. Denn auf diese Weise kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung mit wenigen Klicks generieren, direkt übermitteln und manuelle Fehler vermeiden. Ebenso lege ich dir ans Herz, dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung zu erteilen, um deine fristgerechte Zahlung sicherzustellen und ggf. Säumniszuschläge (für verspätete Zahlung) zu vermeiden.

Die fünf häufigsten Fragen zu Steuer und Buchhaltung

In der letzten Zeit habt ihr viele Fragen gestellt. Und viele Fragen wiederholen sich, denn wir sitzen alle im selben Boot und müssen uns als Selbstständige an dieselben steuerrechtlichen Vorschriften halten.

In diesem Blogartikel findest du daher die fünf häufigsten Fragen von Selbstständigen zu Steuer und Buchhaltung.

Es geht um Fragen wie: 

Ab wann lohnt sich ein Buchhaltungsprogramm und welche Bereiche der Buchhaltung kann ich als Selbstständige*r selbst abdecken und wann lohnt sich eine steuerliche Beratung? Oder benötige ich zwingend eine Umsatzsteuer-ID?

Vielleicht kommen dir diese Fragen bekannt vor, dann findest du in diesem Blogartikel die Antworten dazu.

 

Umsatzsteuer bei Leistungen aus dem Ausland - Steuerschuld des Leistungsempfängers

Wenn du als Unternehmer*in aus Deutschland ein ausländisches Unternehmen beauftragst, dann musst du die Umsatzsteuer im Rahmen des Revers-Charge-Verfahrens ans deutsche Finanzamt zahlen. Das bedeutet, du erhältst vom ausländischen Unternehmen eine Reverse-Charge-Rechnung ohne Steuer und gibst den üblichen Steuersatz für diese Leistung in deiner Umsatzsteuervoranmeldung an. Als Unternehmer*in in der Regelbesteuerung kannst du diesen Betrag in gleicher Höhe als Vorsteuer geltend machen. Das ist dann für dich lediglich ein durchlaufender Posten. Achtung: Unternehmer*in im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind auch Kleinunternehmer*innen, Unternehmer*innen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen (z.B. Ärzt*innen) und Vermieter*innen eines privaten Wohnhauses bzw. von Wohnungen. Und: Das gilt auch dann, wenn es sich ausschließlich um Arbeiten handelt, die den privaten Bereich betreffen. Der BFH hat nämlich entschieden, dass, wenn du als Unternehmer*in und auch das leistende ausländische Unternehmen die Voraussetzungen des Reverse-Charge-Verfahrens erfüllen, du auch dann die Umsatzsteuer an das deutsche Finanzamt zahlen musst, wenn die Leistung für den nichtunternehmerischen Bereich erbracht wird. Praxis-Beispiel: Ein Einzelunternehmer kauft ein Grundstück in Deutschland und beauftragt einen österreichischen Unternehmer mit dem Neubau eines Einfamilienhauses auf dem Grundstück. Da er Unternehmer ist, verlangt das Finanzamt im Rahmen des Revers-Charge-Verfahrens die Umsatzsteuer vom Einzelunternehmer, auch wenn der Bau des Einfamilienhauses keine unternehmerische Investition ist, sondern ausschließlich den privaten Bereich betrifft. Wichtig! Wer Unternehmer*in ist und eine*n ausländische*n Unternehmer*in beauftragt, Werklieferungen oder sonstige Leistungen auszuführen, schuldet die Umsatzsteuer dem Finanzamt, auch wenn die Leistungen nicht sein Unternehmen betreffen. Konsequenz ist, dass du als Auftraggeber*in die Umsatzsteuer nicht an deine ausländischen Lieferant*innen überweisen solltest und diese ihre Leistungen ohne Umsatzsteuer berechnen müssen. Wenn du als Unternehmer*in aus Deutschland ein ausländisches Unternehmen beauftragst, dann musst du die Umsatzsteuer im Rahmen des Revers-Charge-Verfahrens ans deutsche Finanzamt zahlen. Das bedeutet, du erhältst vom ausländischen Unternehmen eine Reverse-Charge-Rechnung ohne Steuer und gibst den üblichen Steuersatz für diese Leistung in deiner Umsatzsteuervoranmeldung an. Als Unternehmer*in in der Regelbesteuerung kannst du diesen Betrag in gleicher Höhe als Vorsteuer geltend machen. Das ist dann für dich lediglich ein durchlaufender Posten. Achtung: Unternehmer*in im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind auch Kleinunternehmer*innen, Unternehmer*innen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen (z.B. Ärzt*innen) und Vermieter*innen eines privaten Wohnhauses bzw. von Wohnungen. Und: Das gilt auch dann, wenn es sich ausschließlich um Arbeiten handelt, die den privaten Bereich betreffen. Der BFH hat nämlich entschieden, dass, wenn du als Unternehmer*in und auch das leistende ausländische Unternehmen die Voraussetzungen des Reverse-Charge-Verfahrens erfüllen, du auch dann die Umsatzsteuer an das deutsche Finanzamt zahlen musst, wenn die Leistung für den nichtunternehmerischen Bereich erbracht wird. Praxis-Beispiel: Ein Einzelunternehmer kauft ein Grundstück in Deutschland und beauftragt einen österreichischen Unternehmer mit dem Neubau eines Einfamilienhauses auf dem Grundstück. Da er Unternehmer ist, verlangt das Finanzamt im Rahmen des Revers-Charge-Verfahrens die Umsatzsteuer vom Einzelunternehmer, auch wenn der Bau des Einfamilienhauses keine unternehmerische Investition ist, sondern ausschließlich den privaten Bereich betrifft. Wichtig! Wer Unternehmer*in ist und eine*n ausländische*n Unternehmer*in beauftragt, Werklieferungen oder sonstige Leistungen auszuführen, schuldet die Umsatzsteuer dem Finanzamt, auch wenn die Leistungen nicht sein Unternehmen betreffen. Konsequenz ist, dass du als Auftraggeber*in die Umsatzsteuer nicht an deine ausländischen Lieferant*innen überweisen solltest und diese ihre Leistungen ohne Umsatzsteuer berechnen müssen.

Grundsteuerreform – Was bedeutet das für Eigentümer*innen?

Grundsteuerreform – Was bedeutet das für Eigentümer*innen? Dass die Grundsteuer reformiert werden muss, war schon lange klar. Allerdings musste erst das Bundesverfassungsgericht die alte Regelung zur Grundsteuer als verfassungswidrig einstufen, damit eine Reform angestoßen wurde. Ab wann gilt diese Grundsteuerreform? Was ändert sich und was ist für dich zu tun? Antworten auf diese und viele weitere Fragen findest du in diesem Blogartikel. Grundsteuer – was wird besteuert und wen betrifft sie? Die Grundsteuer gehört zu den ältesten Steuern. Sie kann bis in das Jahr 2000 v. Chr. zurückverfolgt werden und für die meisten deutschen Gebiete war sie bis zum 19. Jahrhundert die Haupteinnahmequelle. Zunächst einmal einige allgemeine Informationen: Wer ist zur Zahlung von Grundsteuer verpflichtet? Die Grundsteuer wird auf Grundstücke und Gebäude erhoben. Gezahlt wird sie von den Eigentümer*innen. Neben Wohngrundstücken unterliegen auch gewerblich genutzte Grundstücke und Flächen in der Land- und Forstwirtschaft der Grundsteuer. Wie wurde die Grundsteuer bisher berechnet? Die Berechnung der Grundsteuer erfolgte in drei Stufen. Grundlage zur Berechnung stellte der sog. Einheitswert dar. Der Einheitswert wurde mit einer gesetzlich festgelegten Steuermesszahl multipliziert. Auf den so errechneten Steuermessbetrag wendete die Gemeinde, in deren Bereich das Grundstück lag, ihren Hebesatz an.   Eigentlich war vorgesehen, dass die Einheitswerte alle Grundstücke im Rahmen einer Hauptfeststellung alle sechs Jahre ermittelt werden. Allerdings fand 1964 die erste und letzte Hauptfeststellung für alle Grundstücke statt. Seither wurde der Einheitswert einzelner Grundstücke nur bei bestimmten Anlässen neu festgesetzt, wenn beispielsweise ein neues Gebäude errichtet wurde oder der Eigentümer wechselte. Das führte zu Wertverzerrungen, da etwaige Modernisierungen der Gebäude oder unterschiedliche Werteentwicklungen unberücksichtigt blieben. Beispielsweise weist das Ruhrgebiet nicht dieselbe Wertentwicklung auf wie Hamburg oder München. Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts 2018 Die Einheitsbewertung für bebaute Grundstücke (außerhalb der Land- und Forstwirtschaft und außerhalb der neuen Länder) ist unvereinbar mit dem Gleichheitssatz des Grundgesetzes. Der Gesetzgeber ist verpflichtet, eine Neuregelung spätestens bis zum 31.12.2019 zu treffen. Grundsteuerreform – ab wann gilt sie?   Die Mühlen mahlen langsam, daher wird die neue Regelung erstmalig ab dem 01.01.2025 angewendet. Bis dahin darf die bisherige Grundsteuerberechnung angewendet werden. Aber: Bereits im Jahr 2022 werden in einem Hauptfeststellungsverfahren alle Grundstückwerte neu festgestellt. Stichtag für die Bewertung ist der 01.01.2022. Die Finanzämter ermitteln auf Grundlage der „Erklärung zur Feststellung des Grundsteuerwerts“ den Wert, den der Besitz zum 1.1.2022 hatte. Alle 7 Jahre soll es eine neue Bewertung geben. Die alte Grundsteuerregelung darf ab dem 31.12.2024 nicht mehr angewendet werden. auszufüllen. Dies ist verpflichtend für den Start aller gewerblichen und freiberuflichen Tätigkeiten. Grundsteuerreform – Was ändert sich? Der Einheitswert hat zur Berechnung der Grundsteuer ausgedient. Es wird stattdessen mit dem neuen Grundsteuerwert gerechnet. Auch die Grundsteuermesszahlen wurden geändert und die Hebesätze werden zukünftig von den Kommunen ebenso noch angepasst werden. Aber auch die neue Grundsteuer wird in drei Stufen berechnet.   Berechnung des Grundsteuerwerts Das jeweils anzuwendende Verfahren zur Bewertung des Grundstückes richtet sich nach der „Grundstücksart“. Folgende Grundstückarten werden unterschieden: Unbebaute Grundstücke Bebaute Grundstücke Einfamilienhäuser Zweifamilienhäuser Mietwohngrundstücke Wohnungseigentum Teileigentum Geschäftsgrundstück gemischt genutzte Grundstücke und sonstige bebaute Grundstücke   Die Bewertung unbebauter Grundstücke erfolgt anhand der Grundstücksfläche und dem Bodenrichtwert: Grundstücksfläche x Bodenrichtwert in EUR pro qm Das Ertragswertverfahren zieht u. a. folgende Faktoren in die Berechnung ein: Grundstücksfläche Bodenrichtwert Wohnfläche Mietniveaustufe der jeweiligen Gemeinde Alter des Gebäudes monatliche Nettokaltmiete in Euro/qm Wohnfläche (Rohertrag Bewirtschaftungskosten Das Sachwertverfahren orientiert sich u. a. an diesen Faktoren: Gebäudeart Herstellungskosten Gebäude Brutto-Grundfläche des Gebäudes Alter des Gebäudes Grundstücksfläche Bodenrichtwert Steuermesszahl Auf den so ermittelten Grundsteuerwert wird die Steuermesszahl angewendet. Diese wurde folgendermaßen festgelegt*: 0,31 ‰ für Ein- und Zweifamilienhäuser, Wohnungen und Mehrfamilienhäuser 0,34 ‰ für unbebaute und Nichtwohngrundstücke 0,55 ‰ für Land- und Forstwirtschaft *einige Bundesländer nutzen abweichende Messzahlen Gilt die Regelung für alle Bundesländer einheitlich? - Öffnungsklausel Nein, das Bundesmodell wird nicht in allen Bundesländern angewendet. Durch eine sogenannte Öffnungsklausel haben die Bundesländer die Möglichkeit zur Modifikation und machen davon auch Gebrauch: Baden-Württemberg, Bayern, Hamburg, Hessen und Niedersachsen wenden eigene Modelle zur Bewertung an Saarland und Sachsen wenden grundsätzlich das Bundesmodell an, haben aber hinsichtlich der Steuermesszahl modifiziert Die folgende Übersicht zeigt die unterschiedlichen Verfahren der Bundesländer.   Welches Finanzamt ist zuständig für die Grundsteuer? Das zuständige Finanzamt richtet sich grundsätzlich nach der Lage des Grundbesitzes und nicht nach deinem eventuell abweichenden Wohnsitz. Was muss ich als Eigentümer*in jetzt tun? Um die Neubewertung des Eigentums durchführen zu können, benötigt das Finanzamt für jedes Grundstück eine „Erklärung zur Feststellung des Grundsteuerwerts“. Diese muss zwischen dem 1.7.2022 und dem 31.10.2022 elektronisch per ELSTER eingereicht werden. Achtung: Die Aufforderung zur Abgabe der Erklärung erfolgt in der Regel per öffentlicher Bekanntmachung. Dementsprechend erhältst eventuell du kein Schreiben vom Finanzamt per Post! Einige Finanzverwaltungen versenden jedoch Informationsschreiben. So auch die Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen. Diese versendet ab Mai 2022 individuelle Informationsschreiben mit Daten, die der Finanzverwaltung vorliegen und die für die Erstellung der Feststellungserklärung benötigt werden. Ebenso bieten einige Finanzverwaltungen eine Hotline diesbezüglich an, um offene Fragen zu beantworten. Selbstverständlich können Steuerberater*innen ebenfalls unterstützen. Diese benötigen dann rechtzeitig alle Unterlagen, was uns zum nächsten Punkt bringt. Diese Angaben müssen Eigentümer*innen machen Grundangaben: Aktenzeichen (zu finden entweder auf den bisherigen Einheitswertbescheiden oder den Abgabenbescheiden bzw. Grundsteuerbescheiden der Kommunen) zuständiges Finanzamt Lage des Grundstücks Angaben aus dem Grundbuchauszug: Gemarkung, Flur und Flurstück, Fläche des Grundstücks, Grundbuchblattnummer und ggf. Mieteigentumsanteil mit Zähler und Nenner Grundstücksart: unbebaut, Einfamilienhaus etc. Ertragswertverfahren: Gebäudeart (Anlage 38 zum BewG) Baujahr Wohnfläche, ggf. sonstige Flächen (soweit nicht Wohnflächen) evtl. Abbruchverpflichtung Sachwertverfahren: Gebäudeart (Anlage 42 zum BewG) Baujahr Brutto-Grundfläche: evtl. Abbruchverpflichtung Hinweis zur Brutto-Grundfläche: Diese ist die Summe der bezogen auf die jeweilige Gebäudeart marktüblich nutzbaren Grundflächen aller Grundrissebenen eines Bauwerks, in Anlehnung an die DIN 277‐1:2005‐02. Es geht um folgende Bereiche: überdeckt und allseitig in voller Höhe umschlossen überdeckt, jedoch nicht allseitig in voller Höhe umschlossen nicht überdeckt. Eine sorgfältige Ermittlung der Brutto-Grundfläche lohnt sich, weil diese Rechengröße unmittelbare Auswirkung auf die Höhe der Grundsteuer hat. All diese Angaben sind zu finden in: Kaufvertrag Flurkarte Grundbuchblatt Einheitswertbescheid Grundsteuerbescheid oder in der Teilungserklärung Alle anderen Informationen, die zur Berechnung benötigt werden, gehen entweder aus dem Gesetz hervor oder werden von den Gemeinden oder dem Finanzamt bereitgestellt. So können z. B. Bodenrichtwerte in der Regel öffentlich eingesehen werden. Wo kann ich mich informieren? Weitere Informationen, auch zu spezifischen Regelungen der einzelnen Bundesländer, findest du u. a. auf: GrundsteuerReform Welche Folgen hat die Grundsteuerreform für Mieter? Eigentümer*innen können die Grundsteuer auf die Miete umlegen. Daran ändert sich nichts. Das bedeutet: Eigentümer*innen dürfen die Grundsteuer über die Nebenkosten in Rechnung stellen. Dies wirkt sich allerdings erst auf die Nebenkostenabrechnung 2025 aus. Gibt es Vordrucke für die Feststellungserklärung? Formulare erhältst du nach kostenloser Registrierung auf www.elster.de unter „Formulare & Leistungen > Alle Formulare > Grundsteuer“ und werden dort ab dem 1. Juli 2022 kostenlos zur Verfügung stehen. Was kann ich jetzt bereits tun? Prüfe, welche Unterlagen du benötigst und ob dir alle Informationen vorliegen Registriere dich bei ELSTER, falls du noch keinen Zugang hast. Informiere dich regelmäßig auf Grundsteuerreform über den aktuellen Stand Falls du steuerliche Beratung wünschst: Frage deine Steuerkanzlei, bis wann deine Unterlagen vorliegen müssen, um die Erklärung zu erstellen. Viele Steuerkanzleien infor Dass die Grundsteuer reformiert werden muss, war schon lange klar. Allerdings musste erst das Bundesverfassungsgericht die alte Regelung zur Grundsteuer als verfassungswidrig einstufen, damit eine Reform angestoßen wurde. Ab wann gilt diese Grundsteuerreform? Was ändert sich und was ist für dich zu tun? Antworten auf diese und viele weitere Fragen findest du in diesem Blogartikel. Grundsteuer – was wird besteuert und wen betrifft sie? Die Grundsteuer gehört zu den ältesten Steuern. Sie kann bis in das Jahr 2000 v. Chr. zurückverfolgt werden und für die meisten deutschen Gebiete war sie bis zum 19. Jahrhundert die Haupteinnahmequelle. Zunächst einmal einige allgemeine Informationen: Wer ist zur Zahlung von Grundsteuer verpflichtet? Die Grundsteuer wird auf Grundstücke und Gebäude erhoben. Gezahlt wird sie von den Eigentümer*innen. Neben Wohngrundstücken unterliegen auch gewerblich genutzte Grundstücke und Flächen in der Land- und Forstwirtschaft der Grundsteuer. Wie wurde die Grundsteuer bisher berechnet? Die Berechnung der Grundsteuer erfolgte in drei Stufen.Grundlage zur Berechnung stellte der sog. Einheitswert dar. Der Einheitswert wurde mit einer gesetzlich festgelegten Steuermesszahl multipliziert. Auf den so errechneten Steuermessbetrag wendete die Gemeinde, in deren Bereich das Grundstück lag, ihren Hebesatz an. Eigentlich war vorgesehen, dass die Einheitswerte alle Grundstücke im Rahmen einer Hauptfeststellung alle sechs Jahre ermittelt werden. Allerdings fand 1964 die erste und letzte Hauptfeststellung für alle Grundstücke statt. Seither wurde der Einheitswert einzelner Grundstücke nur bei bestimmten Anlässen neu festgesetzt, wenn beispielsweise ein neues Gebäude errichtet wurde oder der Eigentümer wechselte. Das führte zu Wertverzerrungen, da etwaige Modernisierungen der Gebäude oder unterschiedliche Werteentwicklungen unberücksichtigt blieben. Beispielsweise weist das Ruhrgebiet nicht dieselbe Wertentwicklung auf wie Hamburg oder München. Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts 2018 Die Einheitsbewertung für bebaute Grundstücke (außerhalb der Land- und Forstwirtschaft und außerhalb der neuen Länder) ist unvereinbar mit dem Gleichheitssatz des Grundgesetzes. Der Gesetzgeber ist verpflichtet, eine Neuregelung spätestens bis zum 31.12.2019 zu treffen. Grundsteuerreform – ab wann gilt sie? Die Mühlen mahlen langsam, daher wird die neue Regelung erstmalig ab dem 01.01.2025 angewendet. Bis dahin darf die bisherige Grundsteuerberechnung angewendet werden. Aber: Bereits im Jahr 2022 werden in einem Hauptfeststellungsverfahren alle Grundstückwerte neu festgestellt. Stichtag für die Bewertung ist der 01.01.2022. Die Finanzämter ermitteln auf Grundlage der „Erklärung zur Feststellung des Grundsteuerwerts“ den Wert, den der Besitz zum 1.1.2022 hatte. Alle 7 Jahre soll es eine neue Bewertung geben. Die alte Grundsteuerregelung darf ab dem 31.12.2024 nicht mehr angewendet werden. auszufüllen. Dies ist verpflichtend für den Start aller gewerblichen und freiberuflichen Tätigkeiten. Grundsteuerreform – Was ändert sich? Der Einheitswert hat zur Berechnung der Grundsteuer ausgedient. Es wird stattdessen mit dem neuen Grundsteuerwert gerechnet. Auch die Grundsteuermesszahlen wurden geändert und die Hebesätze werden zukünftig von den Kommunen ebenso noch angepasst werden. Aber auch die neue Grundsteuer wird in drei Stufen berechnet. Berechnung des Grundsteuerwerts Das jeweils anzuwendende Verfahren zur Bewertung des Grundstückes richtet sich nach der „Grundstücksart“. Folgende Grundstückarten werden unterschieden: Unbebaute Grundstücke Bebaute Grundstücke Einfamilienhäuser Zweifamilienhäuser Mietwohngrundstücke Wohnungseigentum Teileigentum Geschäftsgrundstück gemischt genutzte Grundstücke und sonstige bebaute Grundstücke Die Bewertung unbebauter Grundstücke erfolgt anhand der Grundstücksfläche und dem Bodenrichtwert: Grundstücksfläche x Bodenrichtwert in EUR pro qm Das Ertragswertverfahren zieht u. a. folgende Faktoren in die Berechnung ein: Grundstücksfläche Bodenrichtwert Wohnfläche Mietniveaustufe der jeweiligen Gemeinde Alter des Gebäudes monatliche Nettokaltmiete in Euro/qm Wohnfläche (Rohertrag Bewirtschaftungskosten Das Sachwertverfahren orientiert sich u. a. an diesen Faktoren: Gebäudeart Herstellungskosten Gebäude Brutto-Grundfläche des Gebäudes Alter des Gebäudes Grundstücksfläche Bodenrichtwert Steuermesszahl Auf den so ermittelten Grundsteuerwert wird die Steuermesszahl angewendet. Diese wurde folgendermaßen festgelegt*: 0,31 ‰ für Ein- und Zweifamilienhäuser, Wohnungen und Mehrfamilienhäuser 0,34 ‰ für unbebaute und Nichtwohngrundstücke 0,55 ‰ für Land- und Forstwirtschaft *einige Bundesländer nutzen abweichende Messzahlen Gilt die Regelung für alle Bundesländer einheitlich? - Öffnungsklausel Nein, das Bundesmodell wird nicht in allen Bundesländern angewendet. Durch eine sogenannte Öffnungsklausel haben die Bundesländer die Möglichkeit zur Modifikation und machen davon auch Gebrauch: Baden-Württemberg, Bayern, Hamburg, Hessen und Niedersachsen wenden eigene Modelle zur Bewertung an Saarland und Sachsen wenden grundsätzlich das Bundesmodell an, haben aber hinsichtlich der Steuermesszahl modifiziert Die folgende Übersicht zeigt die unterschiedlichen Verfahren der Bundesländer. Welches Finanzamt ist zuständig für die Grundsteuer? Das zuständige Finanzamt richtet sich grundsätzlich nach der Lage des Grundbesitzes und nicht nach deinem eventuell abweichenden Wohnsitz. Was muss ich als Eigentümer*in jetzt tun? Um die Neubewertung des Eigentums durchführen zu können, benötigt das Finanzamt für jedes Grundstück eine „Erklärung zur Feststellung des Grundsteuerwerts“. Diese muss zwischen dem 1.7.2022 und dem 31.10.2022 elektronisch per ELSTER eingereicht werden. Achtung: Die Aufforderung zur Abgabe der Erklärung erfolgt in der Regel per öffentlicher Bekanntmachung. Dementsprechend erhältst eventuell du kein Schreiben vom Finanzamt per Post! Einige Finanzverwaltungen versenden jedoch Informationsschreiben. So auch die Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen. Diese versendet ab Mai 2022 individuelle Informationsschreiben mit Daten, die der Finanzverwaltung vorliegen und die für die Erstellung der Feststellungserklärung benötigt werden. Ebenso bieten einige Finanzverwaltungen eine Hotline diesbezüglich an, um offene Fragen zu beantworten. Selbstverständlich können Steuerberater*innen ebenfalls unterstützen. Diese benötigen dann rechtzeitig alle Unterlagen, was uns zum nächsten Punkt bringt. Diese Angaben müssen Eigentümer*innen machen Grundangaben: Aktenzeichen (zu finden entweder auf den bisherigen Einheitswertbescheiden oder den Abgabenbescheiden bzw. Grundsteuerbescheiden der Kommunen) zuständiges Finanzamt Lage des Grundstücks Angaben aus dem Grundbuchauszug: Gemarkung, Flur und Flurstück, Fläche des Grundstücks, Grundbuchblattnummer und ggf. Mieteigentumsanteil mit Zähler und Nenner Grundstücksart: unbebaut, Einfamilienhaus etc. Ertragswertverfahren: Gebäudeart (Anlage 38 zum BewG) Baujahr Wohnfläche, ggf. sonstige Flächen (soweit nicht Wohnflächen) evtl. Abbruchverpflichtung Sachwertverfahren: Gebäudeart (Anlage 42 zum BewG) Baujahr Brutto-Grundfläche: evtl. Abbruchverpflichtung Hinweis zur Brutto-Grundfläche: Diese ist die Summe der bezogen auf die jeweilige Gebäudeart marktüblich nutzbaren Grundflächen aller Grundrissebenen eines Bauwerks, in Anlehnung an die DIN 277‐1:2005‐02. Es geht um folgende Bereiche: überdeckt und allseitig in voller Höhe umschlossen überdeckt, jedoch nicht allseitig in voller Höhe umschlossen nicht überdeckt. Eine sorgfältige Ermittlung der Brutto-Grundfläche lohnt sich, weil diese Rechengröße unmittelbare Auswirkung auf die Höhe der Grundsteuer hat. All diese Angaben sind zu finden in: Kaufvertrag Flurkarte Grundbuchblatt Einheitswertbescheid Grundsteuerbescheid oder in der Teilungserklärung Alle anderen Informationen, die zur Berechnung benötigt werden, gehen entweder aus dem Gesetz hervor oder werden von den Gemeinden oder dem Finanzamt bereitgestellt. So können z. B. Bodenrichtwerte in der Regel öffentlich eingesehen werden. Wo kann ich mich informieren? Weitere Informationen, auch zu spezifischen Regelungen der einzelnen Bundesländer, findest du u. a. auf: GrundsteuerReform Welche Folgen hat die Grundsteuerreform für Mieter? Eigentümer*innen können die Grundsteuer auf die Miete umlegen. Daran ändert sich nichts. Das bedeutet: Eigentümer*innen dürfen die Grundsteuer über die Nebenkosten in Rechnung stellen. Dies wirkt sich allerdings erst auf die Nebenkostenabrechnung 2025 aus. Gibt es Vordrucke für die Feststellungserklärung? Formulare erhältst du nach kostenloser Registrierung auf www.elster.de unter „Formulare & Leistungen > Alle Formulare > Grundsteuer“ und werden dort ab dem 1. Juli 2022 kostenlos zur Verfügung stehen. Was kann ich jetzt bereits tun? Prüfe, welche Unterlagen du benötigst und ob dir alle Informationen vorliegen Registriere dich bei ELSTER, falls du noch keinen Zugang hast. Informiere dich regelmäßig auf Grundsteuerreform über den aktuellen Stand Falls du steuerliche Beratung wünschst: Frage deine Steuerkanzlei, bis wann deine Unterlagen vorliegen müssen, um die Erklärung zu erstellen. Viele Steuerkanzleien informieren ihre Mandanten auch proaktiv zur Feststellungserklärung.

Computer und Software direkt in voller Höhe absetzen

Hast du dir für dein Business einen Computer oder Software gekauft oder es in diesem Jahr noch vor? Für die Abschreibung von sogenannten „digitalen Wirtschaftsgütern“ gab es eine Änderung! Seit dem 01.01.2021 kannst du für Computer (einschließlich Peripheriegeräten) und Software eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde legen. Was bedeutet das? Die Anschaffungskosten kannst du in voller Höhe im Jahr der Anschaffung abschreiben, unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt die Anschaffung im Laufe eines Jahres erfolgt ist. Da Computerhardware und Software nunmehr eine Nutzungsdauer von einem Jahr haben, erfolgt keine Verteilung auf mehr als ein Jahr. Diese Regelung kannst du erstmals anwenden für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden. Rückwirkende Anwendung: Bist du bei der Gewinnermittlung bis 31.12.2020 von einer längeren Nutzungsdauer ausgegangen, kannst du nach dem 31.12.2020 den Restbuchwert in voller Höhe abschreiben. Für Computer und Software deines Privatvermögens, die zur Erzielung von Einkünften, z. B. im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses oder bei Vermietung und Verpachtung, verwendet werden, gelten diese Regelungen ab 2021 entsprechend. Hinweis: Der Begriff „Software“ erfasst die Betriebs- und Anwendersoftware. Dazu gehören auch nicht technisch physikalische Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung, sowie neben Standardanwendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung. Hast du dir für dein Business einen Computer oder Software gekauft oder es in diesem Jahr noch vor? Für die Abschreibung von sogenannten „digitalen Wirtschaftsgütern“ gab es eine Änderung! Seit dem 01.01.2021 kannst du für Computer (einschließlich Peripheriegeräten) und Software eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde legen. Was bedeutet das? Die Anschaffungskosten kannst du in voller Höhe im Jahr der Anschaffung abschreiben, unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt die Anschaffung im Laufe eines Jahres erfolgt ist. Da Computerhardware und Software nunmehr eine Nutzungsdauer von einem Jahr haben, erfolgt keine Verteilung auf mehr als ein Jahr. Diese Regelung kannst du erstmals anwenden für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden. Rückwirkende Anwendung: Bist du bei der Gewinnermittlung bis 31.12.2020 von einer längeren Nutzungsdauer ausgegangen, kannst du nach dem 31.12.2020 den Restbuchwert in voller Höhe abschreiben. Für Computer und Software deines Privatvermögens, die zur Erzielung von Einkünften, z. B. im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses oder bei Vermietung und Verpachtung, verwendet werden, gelten diese Regelungen ab 2021 entsprechend. Hinweis: Der Begriff „Software“ erfasst die Betriebs- und Anwendersoftware. Dazu gehören auch nicht technisch physikalische Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung, sowie neben Standardanwendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung.

Betriebsausgaben für Selbstständige – Das kannst du absetzen

Als Selbstständige*r unterliegen deine Einkünfte der Einkommensteuer. Ganz gleich, ob Freiberufler*in, Gewerbetreibende*r oder Kleinunternehmer*in – auf deinen Gewinn entfällt Einkommensteuer. Hier kommen die Betriebsausgaben ins Spiel, denn diese mindern deinen Gewinn und somit auch die Einkommensteuer. Dass du dich nicht ausschließlich aufs Steuern sparen fokussieren solltest, versteht sich von selbst. Dennoch ist es wichtig zu wissen, welche Betriebsausgaben du als Selbstständige*r ansetzen kannst. Welche Ausgaben zählen zu den Betriebsausgaben? Gibt es eine Betriebsausgabenpauschale? Und vor allem: Wie kannst du Kosten absetzen? Antworten auf diese Fragen findest du in diesem Blogartikel. Was sind Betriebsausgaben eigentlich? Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch deinen Betrieb, also deine Selbstständigkeit verursacht sind. Alles, was du benötigst, um deine Selbstständigkeit „am Laufen zu halten“. Betriebsausgaben müssen immer betrieblich veranlasst sein, Kosten deiner privaten Lebensführung sind nicht abzugsfähig. Jedoch kannst du nicht alles, was du als Selbstständige*r bezahlst, auch als Betriebsausgabe geltend machen. Hier gibt der Gesetzgeber ganz klare Regeln vor. Das sind meist Kosten, die auch im privaten Bereich entstehen und nicht ausschließlich dem Betrieb zugeordnet werden können. Und meist wird es dann kompliziert, denn dann kannst du Kosten nur teilweise ansetzen oder es gibt Pauschalen. Beispiele: Arbeitszimmer Reisekosten Bewirtungskosten Ebenso gibt es unterschiedliche Zeiträume, in welchen Betriebsausgaben abgesetzt werden können. Büromaterial bspw. kannst du direkt absetzen. Vermögensgegenstände wie z.B. deine Büroeinrichtung zählen zu den Abschreibungen. Deren Anschaffungskosten werden über viele Jahre abgesetzt. Betriebsausgaben vs. Werbungskosten Zunächst eine Abgrenzung der Betriebsausgaben zu Werbungskosten, da diese oft miteinander vermischt werden. Ausgaben können Betriebsausgaben sein oder Werbungskosten. Das ist abhängig von der Einkunftsart. Was ist der Unterschied zwischen Betriebsausgaben und Werbungskosten? Wenn du Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit (freiberuflich oder gewerblich) hast, dann kannst du Betriebsausgaben von diesen Einnahmen abziehen und so deinen Gewinn errechnen. Als Selbstständige*r setzt du also Betriebsausgaben ab. Einnahmenüberschussrechnung: Betriebseinnahmen - Betriebsausgaben = Gewinn Bei Einkünften aus nichtselbstständiger Tätigkeit (als Angestellte*r), Einkünften aus Vermietung und Verpachtung, Einkünften aus Kapitalvermögen oder sonstigen Einkünften kannst du Werbungskosten geltend machen und diese von den Einnahmen abziehen. Angestellte setzen also Werbungskosten ab. Einnahmen - Werbungskosten = Überschuss Ein wichtiger Unterschied: Für die Werbungskosten gibt es eine Pauschale in Höhe von 1.000 EUR, die du pauschal und ohne Angabe von Belegen abziehen kannst. Tatsächliche Kosten wirken sich also nur aus, wenn sie 1.000 EUR übersteigen. Gibt es auch eine Betriebsausgabenpauschale? Ja, bei einigen Tätigkeiten gibt es auch eine Betriebsausgabenpauschale. Beispielsweise bei hauptberuflicher selbständiger schriftstellerischer oder journalistischer Tätigkeit, wissenschaftlicher, künstlerischer und schriftstellerischer Nebentätigkeit, nebenamtlicher Lehr- und Prüfungstätigkeit, Hebammen und Tagesmütter Die Pauschale fällt je nach Bereich unterschiedlich hoch aus. Anstelle der Pauschale können immer auch tatsächliche Kosten angesetzt werden. Was zählt zu den Betriebsausgaben? Betriebsausgaben müssen immer betrieblich veranlasst sein, Kosten deiner privaten Lebensführung sind nicht absetzbar. Du kannst aber durchaus Kosten aufteilen, die sowohl privat als auch betrieblich anfallen. Hierzu zählen meist: Telefongebühren Kraftfahrzeugkosten Kosten für Internet Bei der Zuordnung privat/betrieblich ist Folgendes zu beachten: Ab einer 10%igen Nutzung darfst du diesen Bereich in dein Betriebsvermögen übernehmen, ab 51 % betrieblicher Nutzung MUSST du diesen Bereich in dein Betriebsvermögen übernehmen. Telefon oder Auto z.B. gehören dann zu deinem Betriebsvermögen. Welche Betriebsausgaben kannst du also geltend machen? Abschreibungen Anwaltskosten Arbeitsmittel Bankgebühren / Zinsen Beiträge zu Berufsverbänden Beratungskosten Berufskleidung und Reinigung Ihrer Berufskleidung Betriebsausflug, Betriebsfest Bewirtungskosten 70 % Blumengeschenke Bürokosten (Porto, Telefon, Telefax, Bürobedarf, Zeitschriften, Fortbildung, Miete oder Leasing von Bürogeräten etc.) Büromaterial Computer / Laptop / Zubehör / Verbrauchsmaterial Domainkosten Doppelte Haushaltsführung Elektronikversicherung Erhaltungsaufwendungen für Wirtschaftsgüter Ertragsteuern (zum Beispiel Körperschaftssteuer und Kapitalertragsteuer Fachbücher Fachliteratur Fahrrad Fahrzeugwäsche (bei einem betrieblichen PKW) Finanzierungskosten für betriebliche Anschaffungen – Ausnahme: Zinsen für Überziehung, hier gibt es Sonderregelungen Fortbildungskosten Freiwillig soziale Leistungen Garantieleistungen Geschenke bis 35 € Gewährleistungskosten gewährte Skonti und Rabatte Haftpflichtversicherung (betriebliche) Handykosten Homepagekosten Inserate Internetgebühren / Providerkosten Kfz Kosten (bei einem betrieblichen PKW) Kleingeräte Kontoführungsgebühren Kosten für Fremdleistungen, zum Beispiel Freelance Leasingkosten oder Mietkaufkosten Löhne und Gehälter und damit im Zusammenhang stehende Kosten Parkgebühren Pkw Kosten / beruflich gefahrene Kilometerkosten (für betriebliche Fahrten bis zu 30ct pro gefahrenem km) Provisionen Raumkosten (Miete, Pacht, Heizung, Reinigung, Instandhaltung, Wasser, Strom etc.) Rechtsschutzversicherung (betriebliche) Reisekosten Reparaturen Rückstellungen Sachbezüge für Personal Sachzuwendungen an Mitarbeiter und Mitunternehmer Schadenersatzzahlungen Softwarekosten und auch Trivialsoftware bis 410 € Softwareupdatekosten Sozialabgaben Spenden Sponsoringausgaben Steuerberatungskosten / Buchführungskosten Telefonkosten Umsatzsteuervoranmeldungen / Umsatzsteuervorauszahlungen Umzugskosten Unfall mit dem Pkw Veröffentlichungskosten Verpflegungsmehraufwendungen Versicherungsbeiträge für betriebliche Versicherung (merke Rentenvers. ist privat !) Vorsteuer (Betriebsausgabe bei §4(3) Rechnern ) Wareneinkauf Werbeaufwendungen Werkzeuge Wertpapiere Die Liste ist nicht abschließend und soll dir lediglich als Anhaltspunkt dienen. Für einige Positionen schreibt der Gesetzgeber weiterhin genaue Regeln vor, damit diese abzugsfähig sind. Dies sind z.B. Häusliches Arbeitszimmer Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du alle anteiligen Kosten deines Arbeitszimmers absetzen, anteilige Miete, Strom etc. Folgende Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein: abgeschlossener Raum, der ausschließlich für die selbstständige Tätigkeit genutzt wird. nicht für private Zwecke genutzt: KEIN Schlafsofa für Gäste - Kleiderschrank - Wäscheständer etc. Das Arbeitszimmer bildet den Mittelpunkt deiner Tätigkeit. Soll heißen - du übst deine Tätigkeit überwiegend im Arbeitszimmer aus. Ist es nicht Mittelpunkt deiner Tätigkeit, steht dir jedoch kein anderer Raum zur Verfügung, dann ist der absetzbare Betrag auf 1.250 EUR begrenzt. Abschreibung Wirtschaftsgüter, die einen Anschaffungspreis von > 800 € netto haben, werden nicht sofort im Jahr der Anschaffung steuerlich geltend gemacht. Solche Wirtschaftsgüter wirken sich nur über die Abschreibung aus, das bedeutet, die Anschaffungskosten werden über einen bestimmten Zeitraum verteilt. Beispiel: Anschaffung Schreibtisch für 5.200 € am 01.01.2020, Nutzungsdauer 13 Jahre Abschreibung 2020: 400 € Abschreibung 2021: 400 € Abschreibung 2022: 400 € Es wird 13 Jahre jeweils ein Betrag von 400 EUR abgeschrieben. Die Nutzungsdauer wird für die steuerliche Gewinnermittlung einheitlich festgelegt. Diese findest du in sogenannten AfA-Tabellen im Internet. Geringwertige Wirtschaftsgüter Dies sind Wirtschaftsgüter, welche du direkt steuerlich geltend machen kannst. Anschaffungskosten > 250 € und < 800 € netto! 952 € brutto (19 %) Diese Grenze gilt auch für Kleinunternehmer*innen, die keine Vorsteuer geltend machen können. Der steuerliche Aufwand beträgt im Anschaffungsjahr 100 %. Voraussetzung: Der Gegenstand muss selbstständig nutzbar sein. Das bedeutet, du kannst den Gegenstand eigenständig nutzen, ohne einen weiteren Gegenstand anzuschließen. Hat der Gegenstand einen Anschaffungspreis von > 800 € netto, dann wird er über die Nutzungsdauer abgeschrieben (siehe Abschreibung). Computer und Software Für die Abschreibung von Computer (einschließlich Peripheriegeräten) und Software kannst du seit dem 01.01.2021 eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde legen. Die Anschaffungskosten kannst du in voller Höhe im Jahr der Anschaffung abschreiben, unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt die Anschaffung im Laufe eines Jahres erfolgt ist. Da Computerhardware und Software nunmehr eine Nutzungsdauer von einem Jahr haben, erfolgt keine Verteilung auf mehr als ein Jahr. Diese Regelung kannst du erstmals anwenden für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden. Bei Anschaffungen in 2020 schreibst du diese dann vollständig in 2021 ab. Geschäftsessen 70 % des Betrags sind abziehbar, 30 % sind nicht absetzbar. Voraussetzung ist eine betriebliche Veranlassung und ein Bewirtungsbeleg. (Eine rein handschriftliche Variante ist nicht erlaubt, du benötigst zumindest einen Registrierkassenbeleg.) Diese Angaben müssen auf dem Beleg enthalten sein: Bewirtete Person (Kund*in) Anlass der Bewirtung Kosten Ort, Datum, Unterschrift Ebenso ist eine zeitnahe Erfassung vorgeschrieben. Bei Belegen über 250 EUR muss zusätzlich dein Name und deine Anschrift auf dem Beleg enthalten sein. Hierfür kannst du dem Restaurant beispielsweise deine Visitenkarte aushändigen und diese wird dann an den Beleg geheftet. Trinkgeld kann auch auf dem Beleg vermerkt werden, aber über 10 % sollte dir eine Bestätigung des Kellners vorliegen. Änderung ab 01.07.2021: Seit 1. Juli 2021 muss auf Bewirtungsbelegen der Hinweis auf die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) stehen, die Transaktionsnummer und die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des TSE-Moduls. Denn die TSE ist seit 1. April 2021 Pflicht für elektronische Kassen. Alternativ kann auf dem Beleg auch ein QR-Code sein und der Hinweis auf eine TSE-Transaktion. Das hört sich komplizierter an, als es ist: Diese Angaben sollten auf dem Registrierkassenbeleg des Restaurants aufgelistet sein. Achte darauf, ob dein Beleg am Ende einen Abschnitt enthält, der eingeleitet wird mit "TSE" oder alternativ einen QR-Code mit Hinweis auf TSE-Transaktion. Falls dies nicht der Fall sein sollte: Es gibt bis 31.12.2022 eine Übergangsfrist. Danach werden Belege ohne TSE-Vermerk vom Finanzamt nicht mehr akzeptiert. Reisekosten Wenn du beruflich unterwegs bist, kannst du folgende Kosten steuerlich geltend machen: Flugticket Bahnticket Taxiquittung Hotelrechnung Fahrtkosten mit dem privaten Pkw Verpflegungsmehraufwendungen Tipp: Jede berufliche Fahrt ist eine "Reise". Auch die Fahrten für berufliche Besorgungen/Erledigungen zählen zu deinen "Reisen". Also: Briefmarken & Co. clever kaufen. Berufliche Fahrten mit dem privaten Pkw sind mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer ansetzbar (also für Hin- und Rückweg). Verpflegungsmehraufwendung Verpflegungsmehraufwendungen sind Pauschalen für Verpflegungskosten auf einer beruflichen Reise. Folgende Pauschalen gelten ab 2020: Tagesreisen: Mehr als 8 Stunden Abwesenheit von zu Hause: pauschal 14 € Mehrtägige Reisen: Anreisetag 14 € Zwischentag 28 € Abreisetag 14 € Im Ausland gelten separate Werte.   Was zählt nicht zu den Betriebsausgaben? Hierzu zählen die Kosten deiner privaten Lebensführung Private Versicherungen Private Kleidung Kontoführungsgebühren für dein Privatkonto Altersvorsorge Private Haushaltsreinigung Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben Wie bereits erwähnt sind nicht alle Kosten absetzbar. 30 % deiner Bewirtungskosten Geschenke, die mehr als 35 € kosten Verpflegungskosten, wenn sie die pauschalen Sätze überschreiten. Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer, wenn dieses nicht abschließbar ist oder private Gegenstände im Raum stehen. Betriebsausgaben mit oder ohne Umsatzsteuer? Unternehmer*innen in der Regelbesteuerung setzten Betriebsausgaben grundsätzlich mit dem Nettowert an. Gleichwohl zählt die gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) ebenso zu den Betriebsausgaben, wenn du deinen Gewinn mittels Einnahmenüberschussrechnung ermittelst. Diese ist jedoch gesondert einzutragen. Als Kleinunternehmer*in setzt du Betriebsausgaben brutto an, da du als Kleinunternehmer*in nicht berechtigt bist, Vorsteuer abzuziehen. Wie kannst du Betriebsausgaben absetzen? In der Einnahmenüberschussrechnung werden die Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen abgezogen, der verbleibende Gewinn wird versteuert. Die Einnahmenüberschussrechnung ist die Basis für deine Gewinnermittlung, wenn du: Freiberufler*in bist Gewerbetreibende*r bist mit einem Umsatz < 600.000 € und einem Gewinn < 60.000 € Wenn für dich keine der beiden Voraussetzungen erfüllt ist, dann musst du eine Bilanz erstellen. In diesem Fall wird es komplizierter und dann empfehle ich dir auf jeden Fall, eine steuerliche Beratung in Anspruch zu nehmen. Betriebsausgaben belegen Betriebsausgaben müssen grundsätzlich durch Belege nachgewiesen werden. In vielen Fällen liegen dir externe Belege vor. In einigen Fällen ist es nötig, selbst Aufzeichnungen zu führen bzw. eigene Belege zu erstellen. Dies betrifft beispielsweise: Verpflegungsmehraufwendungen bei beruflichen Reisen: Dokumentiere deine Reisezeit und Abwesenheit von zuhause Fahrten mit dem privaten PKW: Führe hierzu ein Fahrtenbuch in Form einer einfachen Aufstellung. Verlorene Belege: Wenn einmal ein Beleg verloren geht, kannst du selbst einen erstellen. Dies sollte jedoch die Ausnahme bleiben. Bei Eigenbelegen kannst du die Vorsteuer nicht geltend machen. Ich hoffe, du konntest dir anhand dieses Blogartikels einen Überblick über mögliche Betriebsausgaben verschaffen. Generell ist das Themengebiet recht komplex aufgrund verschiedener Ausnahmefälle und Regelungen durch den Gesetzgeber. Die hier aufgeführte Liste ist keinesfalls als abschließend zu sehen und ist keine steuerliche Beratung. Im Zweifelsfall empfehle ich dir, einen professionellen Rat einzuholen. Als Selbstständige*r unterliegen deine Einkünfte der Einkommensteuer. Ganz gleich, ob Freiberufler*in, Gewerbetreibende*r oder Kleinunternehmer*in – auf deinen Gewinn entfällt Einkommensteuer. Hier kommen die Betriebsausgaben ins Spiel, denn diese mindern deinen Gewinn und somit auch die Einkommensteuer. Dass du dich nicht ausschließlich aufs Steuern sparen fokussieren solltest, versteht sich von selbst. Dennoch ist es wichtig zu wissen, welche Betriebsausgaben du als Selbstständige*r ansetzen kannst. Welche Ausgaben zählen zu den Betriebsausgaben? Gibt es eine Betriebsausgabenpauschale? Und vor allem: Wie kannst du Kosten absetzen? Antworten auf diese Fragen findest du in diesem Blogartikel. Was sind Betriebsausgaben eigentlich? Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch deinen Betrieb, also deine Selbstständigkeit verursacht sind. Alles, was du benötigst, um deine Selbstständigkeit „am Laufen zu halten“. Betriebsausgaben müssen immer betrieblich veranlasst sein, Kosten deiner privaten Lebensführung sind nicht abzugsfähig. Jedoch kannst du nicht alles, was du als Selbstständige*r bezahlst, auch als Betriebsausgabe geltend machen. Hier gibt der Gesetzgeber ganz klare Regeln vor. Das sind meist Kosten, die auch im privaten Bereich entstehen und nicht ausschließlich dem Betrieb zugeordnet werden können. Und meist wird es dann kompliziert, denn dann kannst du Kosten nur teilweise ansetzen oder es gibt Pauschalen. Beispiele: Arbeitszimmer Reisekosten Bewirtungskosten Ebenso gibt es unterschiedliche Zeiträume, in welchen Betriebsausgaben abgesetzt werden können. Büromaterial bspw. kannst du direkt absetzen. Vermögensgegenstände wie z.B. deine Büroeinrichtung zählen zu den Abschreibungen. Deren Anschaffungskosten werden über viele Jahre abgesetzt. Betriebsausgaben vs. Werbungskosten Zunächst eine Abgrenzung der Betriebsausgaben zu Werbungskosten, da diese oft miteinander vermischt werden. Ausgaben können Betriebsausgaben sein oder Werbungskosten. Das ist abhängig von der Einkunftsart. Was ist der Unterschied zwischen Betriebsausgaben und Werbungskosten? Wenn du Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit (freiberuflich oder gewerblich) hast, dann kannst du Betriebsausgaben von diesen Einnahmen abziehen und so deinen Gewinn errechnen. Als Selbstständige*r setzt du also Betriebsausgaben ab. Einnahmenüberschussrechnung: Betriebseinnahmen - Betriebsausgaben = Gewinn Bei Einkünften aus nichtselbstständiger Tätigkeit (als Angestellte*r), Einkünften aus Vermietung und Verpachtung, Einkünften aus Kapitalvermögen oder sonstigen Einkünften kannst du Werbungskosten geltend machen und diese von den Einnahmen abziehen. Angestellte setzen also Werbungskosten ab. Einnahmen - Werbungskosten = Überschuss Ein wichtiger Unterschied: Für die Werbungskosten gibt es eine Pauschale in Höhe von 1.000 EUR, die du pauschal und ohne Angabe von Belegen abziehen kannst. Tatsächliche Kosten wirken sich also nur aus, wenn sie 1.000 EUR übersteigen. Gibt es auch eine Betriebsausgabenpauschale? Ja, bei einigen Tätigkeiten gibt es auch eine Betriebsausgabenpauschale. Beispielsweise bei hauptberuflicher selbständiger schriftstellerischer oder journalistischer Tätigkeit, wissenschaftlicher, künstlerischer und schriftstellerischer Nebentätigkeit, nebenamtlicher Lehr- und Prüfungstätigkeit, Hebammen und Tagesmütter Die Pauschale fällt je nach Bereich unterschiedlich hoch aus. Anstelle der Pauschale können immer auch tatsächliche Kosten angesetzt werden. Was zählt zu den Betriebsausgaben? Betriebsausgaben müssen immer betrieblich veranlasst sein, Kosten deiner privaten Lebensführung sind nicht absetzbar. Du kannst aber durchaus Kosten aufteilen, die sowohl privat als auch betrieblich anfallen. Hierzu zählen meist: Telefongebühren Kraftfahrzeugkosten Kosten für Internet Bei der Zuordnung privat/betrieblich ist Folgendes zu beachten: Ab einer 10%igen Nutzung darfst du diesen Bereich in dein Betriebsvermögen übernehmen, ab 51 % betrieblicher Nutzung MUSST du diesen Bereich in dein Betriebsvermögen übernehmen. Telefon oder Auto z.B. gehören dann zu deinem Betriebsvermögen. Welche Betriebsausgaben kannst du also geltend machen? Abschreibungen Anwaltskosten Arbeitsmittel Bankgebühren / Zinsen Beiträge zu Berufsverbänden Beratungskosten Berufskleidung und Reinigung Ihrer Berufskleidung Betriebsausflug, Betriebsfest Bewirtungskosten 70 % Blumengeschenke Bürokosten (Porto, Telefon, Telefax, Bürobedarf, Zeitschriften, Fortbildung, Miete oder Leasing von Bürogeräten etc.) Büromaterial Computer / Laptop / Zubehör / Verbrauchsmaterial Domainkosten Doppelte Haushaltsführung Elektronikversicherung Erhaltungsaufwendungen für Wirtschaftsgüter Ertragsteuern (zum Beispiel Körperschaftssteuer und Kapitalertragsteuer Fachbücher Fachliteratur Fahrrad Fahrzeugwäsche (bei einem betrieblichen PKW) Finanzierungskosten für betriebliche Anschaffungen – Ausnahme: Zinsen für Überziehung, hier gibt es Sonderregelungen Fortbildungskosten Freiwillig soziale Leistungen Garantieleistungen Geschenke bis 35 € Gewährleistungskosten gewährte Skonti und Rabatte Haftpflichtversicherung (betriebliche) Handykosten Homepagekosten Inserate Internetgebühren / Providerkosten Kfz Kosten (bei einem betrieblichen PKW) Kleingeräte Kontoführungsgebühren Kosten für Fremdleistungen, zum Beispiel Freelance Leasingkosten oder Mietkaufkosten Löhne und Gehälter und damit im Zusammenhang stehende Kosten Parkgebühren Pkw Kosten / beruflich gefahrene Kilometerkosten (für betriebliche Fahrten bis zu 30ct pro gefahrenem km) Provisionen Raumkosten (Miete, Pacht, Heizung, Reinigung, Instandhaltung, Wasser, Strom etc.) Rechtsschutzversicherung (betriebliche) Reisekosten Reparaturen Rückstellungen Sachbezüge für Personal Sachzuwendungen an Mitarbeiter und Mitunternehmer Schadenersatzzahlungen Softwarekosten und auch Trivialsoftware bis 410 € Softwareupdatekosten Sozialabgaben Spenden Sponsoringausgaben Steuerberatungskosten / Buchführungskosten Telefonkosten Umsatzsteuervoranmeldungen / Umsatzsteuervorauszahlungen Umzugskosten Unfall mit dem Pkw Veröffentlichungskosten Verpflegungsmehraufwendungen Versicherungsbeiträge für betriebliche Versicherung (merke Rentenvers. ist privat !) Vorsteuer (Betriebsausgabe bei §4(3) Rechnern ) Wareneinkauf Werbeaufwendungen Werkzeuge Wertpapiere Die Liste ist nicht abschließend und soll dir lediglich als Anhaltspunkt dienen. Für einige Positionen schreibt der Gesetzgeber weiterhin genaue Regeln vor, damit diese abzugsfähig sind. Dies sind z.B. Häusliches Arbeitszimmer Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du alle anteiligen Kosten deines Arbeitszimmers absetzen, anteilige Miete, Strom etc. Folgende Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein: abgeschlossener Raum, der ausschließlich für die selbstständige Tätigkeit genutzt wird. nicht für private Zwecke genutzt: KEIN Schlafsofa für Gäste - Kleiderschrank - Wäscheständer etc. Das Arbeitszimmer bildet den Mittelpunkt deiner Tätigkeit. Soll heißen - du übst deine Tätigkeit überwiegend im Arbeitszimmer aus. Ist es nicht Mittelpunkt deiner Tätigkeit, steht dir jedoch kein anderer Raum zur Verfügung, dann ist der absetzbare Betrag auf 1.250 EUR begrenzt. Abschreibung Wirtschaftsgüter, die einen Anschaffungspreis von > 800 € netto haben, werden nicht sofort im Jahr der Anschaffung steuerlich geltend gemacht. Solche Wirtschaftsgüter wirken sich nur über die Abschreibung aus, das bedeutet, die Anschaffungskosten werden über einen bestimmten Zeitraum verteilt. Beispiel: Anschaffung Schreibtisch für 5.200 € am 01.01.2020, Nutzungsdauer 13 Jahre Abschreibung 2020: 400 € Abschreibung 2021: 400 € Abschreibung 2022: 400 € Es wird 13 Jahre jeweils ein Betrag von 400 EUR abgeschrieben. Die Nutzungsdauer wird für die steuerliche Gewinnermittlung einheitlich festgelegt. Diese findest du in sogenannten AfA-Tabellen im Internet. Geringwertige Wirtschaftsgüter Dies sind Wirtschaftsgüter, welche du direkt steuerlich geltend machen kannst. Anschaffungskosten > 250 € und < 800 € netto! 952 € brutto (19 %) Diese Grenze gilt auch für Kleinunternehmer*innen, die keine Vorsteuer geltend machen können. Der steuerliche Aufwand beträgt im Anschaffungsjahr 100 %. Voraussetzung: Der Gegenstand muss selbstständig nutzbar sein. Das bedeutet, du kannst den Gegenstand eigenständig nutzen, ohne einen weiteren Gegenstand anzuschließen. Hat der Gegenstand einen Anschaffungspreis von > 800 € netto, dann wird er über die Nutzungsdauer abgeschrieben (siehe Abschreibung). Computer und Software Für die Abschreibung von Computer (einschließlich Peripheriegeräten) und Software kannst du seit dem 01.01.2021 eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde legen. Die Anschaffungskosten kannst du in voller Höhe im Jahr der Anschaffung abschreiben, unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt die Anschaffung im Laufe eines Jahres erfolgt ist. Da Computerhardware und Software nunmehr eine Nutzungsdauer von einem Jahr haben, erfolgt keine Verteilung auf mehr als ein Jahr. Diese Regelung kannst du erstmals anwenden für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden. Bei Anschaffungen in 2020 schreibst du diese dann vollständig in 2021 ab. Geschäftsessen 70 % des Betrags sind abziehbar, 30 % sind nicht absetzbar. Voraussetzung ist eine betriebliche Veranlassung und ein Bewirtungsbeleg. (Eine rein handschriftliche Variante ist nicht erlaubt, du benötigst zumindest einen Registrierkassenbeleg.) Diese Angaben müssen auf dem Beleg enthalten sein: Bewirtete Person (Kund*in) Anlass der Bewirtung Kosten Ort, Datum, Unterschrift Ebenso ist eine zeitnahe Erfassung vorgeschrieben. Bei Belegen über 250 EUR muss zusätzlich dein Name und deine Anschrift auf dem Beleg enthalten sein. Hierfür kannst du dem Restaurant beispielsweise deine Visitenkarte aushändigen und diese wird dann an den Beleg geheftet.Trinkgeld kann auch auf dem Beleg vermerkt werden, aber über 10 % sollte dir eine Bestätigung des Kellners vorliegen. Änderung ab 01.07.2021: Seit 1. Juli 2021 muss auf Bewirtungsbelegen der Hinweis auf die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) stehen, die Transaktionsnummer und die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des TSE-Moduls. Denn die TSE ist seit 1. April 2021 Pflicht für elektronische Kassen. Alternativ kann auf dem Beleg auch ein QR-Code sein und der Hinweis auf eine TSE-Transaktion. Das hört sich komplizierter an, als es ist: Diese Angaben sollten auf dem Registrierkassenbeleg des Restaurants aufgelistet sein. Achte darauf, ob dein Beleg am Ende einen Abschnitt enthält, der eingeleitet wird mit "TSE" oder alternativ einen QR-Code mit Hinweis auf TSE-Transaktion. Falls dies nicht der Fall sein sollte: Es gibt bis 31.12.2022 eine Übergangsfrist. Danach werden Belege ohne TSE-Vermerk vom Finanzamt nicht mehr akzeptiert. Reisekosten Wenn du beruflich unterwegs bist, kannst du folgende Kosten steuerlich geltend machen: Flugticket Bahnticket Taxiquittung Hotelrechnung Fahrtkosten mit dem privaten Pkw Verpflegungsmehraufwendungen Tipp: Jede berufliche Fahrt ist eine "Reise". Auch die Fahrten für berufliche Besorgungen/Erledigungen zählen zu deinen "Reisen". Also: Briefmarken & Co. clever kaufen. Berufliche Fahrten mit dem privaten Pkw sind mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer ansetzbar (also für Hin- und Rückweg). Verpflegungsmehraufwendung Verpflegungsmehraufwendungen sind Pauschalen für Verpflegungskosten auf einer beruflichen Reise. Folgende Pauschalen gelten ab 2020: Tagesreisen: Mehr als 8 Stunden Abwesenheit von zu Hause: pauschal 14 € Mehrtägige Reisen: Anreisetag 14 € Zwischentag 28 € Abreisetag 14 € Im Ausland gelten separate Werte. Was zählt nicht zu den Betriebsausgaben? Hierzu zählen die Kosten deiner privaten Lebensführung Private Versicherungen Private Kleidung Kontoführungsgebühren für dein Privatkonto Altersvorsorge Private Haushaltsreinigung Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben Wie bereits erwähnt sind nicht alle Kosten absetzbar. 30 % deiner Bewirtungskosten Geschenke, die mehr als 35 € kosten Verpflegungskosten, wenn sie die pauschalen Sätze überschreiten. Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer, wenn dieses nicht abschließbar ist oder private Gegenstände im Raum stehen. Betriebsausgaben mit oder ohne Umsatzsteuer? Unternehmer*innen in der Regelbesteuerung setzten Betriebsausgaben grundsätzlich mit dem Nettowert an. Gleichwohl zählt die gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) ebenso zu den Betriebsausgaben, wenn du deinen Gewinn mittels Einnahmenüberschussrechnung ermittelst. Diese ist jedoch gesondert einzutragen. Als Kleinunternehmer*in setzt du Betriebsausgaben brutto an, da du als Kleinunternehmer*in nicht berechtigt bist, Vorsteuer abzuziehen. Wie kannst du Betriebsausgaben absetzen? In der Einnahmenüberschussrechnung werden die Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen abgezogen, der verbleibende Gewinn wird versteuert. Die Einnahmenüberschussrechnung ist die Basis für deine Gewinnermittlung, wenn du: Freiberufler*in bist Gewerbetreibende*r bist mit einem Umsatz < 600.000 € und einem Gewinn < 60.000 € Wenn für dich keine der beiden Voraussetzungen erfüllt ist, dann musst du eine Bilanz erstellen. In diesem Fall wird es komplizierter und dann empfehle ich dir auf jeden Fall, eine steuerliche Beratung in Anspruch zu nehmen. Betriebsausgaben belegen Betriebsausgaben müssen grundsätzlich durch Belege nachgewiesen werden. In vielen Fällen liegen dir externe Belege vor. In einigen Fällen ist es nötig, selbst Aufzeichnungen zu führen bzw. eigene Belege zu erstellen. Dies betrifft beispielsweise: Verpflegungsmehraufwendungen bei beruflichen Reisen: Dokumentiere deine Reisezeit und Abwesenheit von zuhause Fahrten mit dem privaten PKW: Führe hierzu ein Fahrtenbuch in Form einer einfachen Aufstellung. Verlorene Belege: Wenn einmal ein Beleg verloren geht, kannst du selbst einen erstellen. Dies sollte jedoch die Ausnahme bleiben. Bei Eigenbelegen kannst du die Vorsteuer nicht geltend machen. Ich hoffe, du konntest dir anhand dieses Blogartikels einen Überblick über mögliche Betriebsausgaben verschaffen. Generell ist das Themengebiet recht komplex aufgrund verschiedener Ausnahmefälle und Regelungen durch den Gesetzgeber. Die hier aufgeführte Liste ist keinesfalls als abschließend zu sehen und ist keine steuerliche Beratung. Im Zweifelsfall empfehle ich dir, einen professionellen Rat einzuholen.

10 wichtige Fakten zu GoBD und deiner Aufbewahrungspflicht

GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese Grundsätze schreiben vor, nach welchen Regeln deine Buchführung erstellt werden muss. Ebenso enthalten die GoBD auch Richtlinien für die Aufbewahrung von Belegen und Dokumenten. Die GoBD gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen, für Freiberufler, Gewerbetreibende und Kleinunternehmer. Letztere unterliegen zwar keiner Buchführungspflicht, müssen sich aber dennoch an die Richtlinien der GoBD halten. Aufbewahrungspflicht Aufbewahrungspflichten sind Teil der GoBD. Aufbewahrungspflichten und -fristen gelten für alle, die zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind. Auch als Freiberufler und Kleinunternehmer mit einer Einnahmenüberschussrechnung bist du hierzu verpflichtet. Du musst deine Belege aufbewahren und dem Finanzamt auf Nachfrage vorlegen. Ebenso müssen Arbeitgeber im Arbeits- als auch im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht bestimmte Unterlagen und Daten aufbewahren. Und auch Privatpersonen sind verpflichtet, Unterlagen aufzubewahren: Um Schwarzarbeit zu bekämpfen, hat der Gesetzgeber eine 2-jährige Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen eingeführt. Du bist gesetzlich verpflichtet, Handwerkerrechnungen und Kontoauszüge für Werkleistungen, Wartungs- oder Reparaturarbeiten an einer Immobilie oder einem Grundstück mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Das Gute:  Die Handwerkerleistungen können ebenso bei deiner Steuererklärung geltend gemacht werden. Nicht die Kosten für die neue Waschmaschine, aber den Lohnaufwand für den Anschluss der Maschine, wenn du die Rechnung nicht bar bezahlt hast. Was musst du wie lange aufbewahren? Kaufleute und Gewerbetreibende und Freiberufler müssen nachfolgende Unterlagen aufbewahren: 10 Jahre: Grundlegende Buchführungs- und Abschlussunterlagen: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Einnahmenüberschussrechnungen, Buchungsbelege sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Unterlagen für Zollmeldungen. 6 Jahre: Buchhaltungsunterlagen: Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe. Dazu gehört also auch wichtige geschäftliche Mail-Kommunikation mit deinen Kunden. 6 Jahre: Sonstige Unterlagen: z.B. Akkordzettel, Stundenlohnzettel, Betriebsabrechnungsbögen, Kalkulationsunterlagen, Preisauszeichnungen, aber auch Lohnabrechnungsunterlagen, soweit sie nicht bereits Buchungsbelege sind und Kassenstreifen. Mein Tipp:  Bewahre deine Unterlagen 10 Jahre auf. So liegst du immer auf der sicheren Seite. Zu Beginn jedes neuen Jahres kannst du die Dokumente eines weiteren Geschäftsjahres entsorgen. Berechnung der 10-Jahres Frist Wurden in 2010 die letzten Aufzeichnungen für das Jahr 2009 getätigt und der Jahresabschluss erstellt, dann kannst du deine Unterlagen aus 2009 ab dem 1.1.2021 vernichten. In diesem Fall beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahrs 2010 und endet mit Ablauf des Kalenderjahrs 2020. Ab dem 1.1.2021 können alle Unterlagen für das Jahr 2009 vernichtet werden. Achtung:  Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind. Das bedeutet: nach Ablauf deiner Einspruchsfrist und wenn der Bescheid nicht unter Vorbehalt der Nachprüfung ergangen ist. Mail-Archivierung Geschäftliche Kommunikation per Mail fällt ebenso unter die Aufbewahrungspflicht. Jeder Geschäftsbetrieb ist dazu verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Denn: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Nach den GoBD müssen Belege in der Form archiviert werden, in der sie entstanden oder eingegangen sind. Es ist also nicht ordnungsgemäß, diese Mails auszudrucken und abzuheften. Aufbewahrung – in welcher Form? Die der Aufbewahrungspflicht unterliegenden Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem wird dabei nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Die gute Nachricht: Auch eine elektronische Aufbewahrung ist möglich. Aber:  So wie die Buchhaltungsdaten in Papierform sicher aufbewahrt werden müssen, müssen auch elektronische Daten sicher archiviert sein. Sie müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit unverändert und lesbar zur Verfügung stehen. Ist das nicht oder nicht mehr möglich, ist die Buchhaltung nicht oder nicht mehr ordnungsgemäß. Ebenso muss der Eingang deiner elektronischen Belege und deren Archivierung in einer Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen protokolliert werden. Generell gilt: Belege sind in der Form aufzubewahren, in der sie entstanden oder eingegangen sind. Verfahrensdokumentation Mit einer Verfahrensdokumentation nach GoBD weist du nach, dass du die bestehenden Anforderungen für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllst. Die Verfahrensdokumentation wird in den GoBD vorgeschrieben. Gewerbetreibende, Freiberufler, Selbstständige, UnternehmerInnen müssen diese also erstellen. Je nach Unternehmensgröße und je nach Umfang der Prozesse, kann es durchaus auch ohne Verfahrensdokumentation funktionieren. Bei Kleinstunternehmen kommt es von daher auf die Prozesse an. Ist dein Unternehmen in drei Sätzen erklärt und kannst du das dem Finanzbeamten vermitteln? Dann ist eine Verfahrensdokumentation eventuell nicht notwendig. Es ist allerdings wie immer: Es kommt drauf an. Und wenn am Ende wegen einer fehlenden Dokumentation ungeplante Steuern fällig werden, dann wäre das unschön. Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang deiner Dokumentation geben. Im Internet findest du hierzu Vorlagen. In jedem Fall sollte sie jedoch enthalten: Deine Datensicherung bzw. die Beschreibung, wie du deine Daten sicherst und archivierst. Wie du deine Papierbelege elektronisch erfasst. Was tun bei Belegverlust Nicht nur für die klassischen Papierbelege, sondern auch für elektronische Unterlagen gilt der Grundsatz "keine Buchung ohne Beleg". Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Originalbeleg nachgewiesen werden. Was also tun, wenn ein Beleg fehlt? Wenn kein Fremdbeleg vorliegt, dann musst du einen Eigenbeleg erstellen. Dieser Eigenbeleg sollte enthalten: Art der Ausgabe: Für was war die Ausgabe? Datum: Wann hast du die Ausgabe getätigt? Empfänger: Für wen war die Ausgabe? Betrag: Welchen Betrag hast du bezahlt? Mit einem Eigenbeleg sicherst du dir den Betriebsausgabenabzug, allerdings kannst du mit einem Eigenbeleg keine Vorsteuer geltend machen! Somit sollte der fehlende Beleg die Ausnahme sein. GoBD – was steckt dahinter? GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese Grundsätze schreiben vor, nach welchen Regeln deine Buchführung erstellt werden muss. Ebenso enthalten die GoBD auch Richtlinien für die Aufbewahrung von Belegen und Dokumenten. Die GoBD gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen, für Freiberufler, Gewerbetreibende und Kleinunternehmer. Letztere unterliegen zwar keiner Buchführungspflicht, müssen sich aber dennoch an die Richtlinien der GoBD halten. Aufbewahrungspflicht Aufbewahrungspflichten sind Teil der GoBD. Aufbewahrungspflichten und -fristen gelten für alle, die zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind. Auch als Freiberufler und Kleinunternehmer mit einer Einnahmenüberschussrechnung bist du hierzu verpflichtet. Du musst deine Belege aufbewahren und dem Finanzamt auf Nachfrage vorlegen. Ebenso müssen Arbeitgeber im Arbeits- als auch im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht bestimmte Unterlagen und Daten aufbewahren. Und auch Privatpersonen sind verpflichtet, Unterlagen aufzubewahren: Um Schwarzarbeit zu bekämpfen, hat der Gesetzgeber eine 2-jährige Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen eingeführt. Du bist gesetzlich verpflichtet, Handwerkerrechnungen und Kontoauszüge für Werkleistungen, Wartungs- oder Reparaturarbeiten an einer Immobilie oder einem Grundstück mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Das Gute:  Die Handwerkerleistungen können ebenso bei deiner Steuererklärung geltend gemacht werden. Nicht die Kosten für die neue Waschmaschine, aber den Lohnaufwand für den Anschluss der Maschine, wenn du die Rechnung nicht bar bezahlt hast. Was musst du wie lange aufbewahren? Kaufleute und Gewerbetreibende und Freiberufler müssen nachfolgende Unterlagen aufbewahren: 10 Jahre: Grundlegende Buchführungs- und Abschlussunterlagen: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Einnahmenüberschussrechnungen, Buchungsbelege sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Unterlagen für Zollmeldungen. 6 Jahre: Buchhaltungsunterlagen: Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe. Dazu gehört also auch wichtige geschäftliche Mail-Kommunikation mit deinen Kunden. 6 Jahre: Sonstige Unterlagen: z.B. Akkordzettel, Stundenlohnzettel, Betriebsabrechnungsbögen, Kalkulationsunterlagen, Preisauszeichnungen, aber auch Lohnabrechnungsunterlagen, soweit sie nicht bereits Buchungsbelege sind und Kassenstreifen. Mein Tipp:   Bewahre deine Unterlagen 10 Jahre auf. So liegst du immer auf der sicheren Seite. Zu Beginn jedes neuen Jahres kannst du die Dokumente eines weiteren Geschäftsjahres entsorgen. Berechnung der 10-Jahres Frist Wurden in 2010 die letzten Aufzeichnungen für das Jahr 2009 getätigt und der Jahresabschluss erstellt, dann kannst du deine Unterlagen aus 2009 ab dem 1.1.2021 vernichten. In diesem Fall beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahrs 2010 und endet mit Ablauf des Kalenderjahrs 2020. Ab dem 1.1.2021 können alle Unterlagen für das Jahr 2009 vernichtet werden. Achtung:  Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind. Das bedeutet: nach Ablauf deiner Einspruchsfrist und wenn der Bescheid nicht unter Vorbehalt der Nachprüfung ergangen ist. Mail-Archivierung Geschäftliche Kommunikation per Mail fällt ebenso unter die Aufbewahrungspflicht. Jeder Geschäftsbetrieb ist dazu verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Denn: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Nach den GoBD müssen Belege in der Form archiviert werden, in der sie entstanden oder eingegangen sind. Es ist also nicht ordnungsgemäß, diese Mails auszudrucken und abzuheften. Aufbewahrung – in welcher Form? Die der Aufbewahrungspflicht unterliegenden Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem wird dabei nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Die gute Nachricht: Auch eine elektronische Aufbewahrung ist möglich. Aber:  So wie die Buchhaltungsdaten in Papierform sicher aufbewahrt werden müssen, müssen auch elektronische Daten sicher archiviert sein. Sie müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit unverändert und lesbar zur Verfügung stehen. Ist das nicht oder nicht mehr möglich, ist die Buchhaltung nicht oder nicht mehr ordnungsgemäß. Ebenso muss der Eingang deiner elektronischen Belege und deren Archivierung in einer Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen protokolliert werden. Generell gilt: Belege sind in der Form aufzubewahren, in der sie entstanden oder eingegangen sind. Verfahrensdokumentation Mit einer Verfahrensdokumentation nach GoBD weist du nach, dass du die bestehenden Anforderungen für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllst. Die Verfahrensdokumentation wird in den GoBD vorgeschrieben. Gewerbetreibende, Freiberufler, Selbstständige, UnternehmerInnen müssen diese also erstellen. Je nach Unternehmensgröße und je nach Umfang der Prozesse, kann es durchaus auch ohne Verfahrensdokumentation funktionieren. Bei Kleinstunternehmen kommt es von daher auf die Prozesse an. Ist dein Unternehmen in drei Sätzen erklärt und kannst du das dem Finanzbeamten vermitteln? Dann ist eine Verfahrensdokumentation eventuell nicht notwendig. Es ist allerdings wie immer: Es kommt drauf an. Und wenn am Ende wegen einer fehlenden Dokumentation ungeplante Steuern fällig werden, dann wäre das unschön. Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang deiner Dokumentation geben. Im Internet findest du hierzu Vorlagen. In jedem Fall sollte sie jedoch enthalten: Deine Datensicherung bzw. die Beschreibung, wie du deine Daten sicherst und archivierst. Wie du deine Papierbelege elektronisch erfasst. Was tun bei Belegverlust Nicht nur für die klassischen Papierbelege, sondern auch für elektronische Unterlagen gilt der Grundsatz "keine Buchung ohne Beleg". Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Originalbeleg nachgewiesen werden. Was also tun, wenn ein Beleg fehlt? Wenn kein Fremdbeleg vorliegt, dann musst du einen Eigenbeleg erstellen. Dieser Eigenbeleg sollte enthalten: Art der Ausgabe: Für was war die Ausgabe? Datum: Wann hast du die Ausgabe getätigt? Empfänger: Für wen war die Ausgabe? Betrag: Welchen Betrag hast du bezahlt? Mit einem Eigenbeleg sicherst du dir den Betriebsausgabenabzug, allerdings kannst du mit einem Eigenbeleg keine Vorsteuer geltend machen! Somit sollte der fehlende Beleg die Ausnahme sein.

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